Hipanema : un WMS à la mode

Hipanema : un WMS à la mode

La saisonnalité a été le principal enjeu lors de la mise en œuvre d'Easy WMS dans son entrepôt de Paris

Hipanema : un WMS à la mode

La marque française de bijoux et de prêt-à-porter Hipanema n’en finit pas de se moderniser. Afin de poursuivre son développement et d’optimiser ses flux logistiques, l’entreprise a décidé de s’associer à Mecalux pour se doter d’un logiciel de gestion d’entrepôt nouvelle génération. Les contraintes logistiques liées au fonctionnement saisonnier de l’activité d’Hipanema ont été les enjeux majeurs de la mise en place du logiciel Easy WMS au sein de leur entrepôt situé en Ile-de-France.

Hipanema, une mode ethnique ultrabranchée

Le nom d’Hipanema vous rappelle le soleil, la plage, les cocktails au bord de la mer ? C’est normal, ce nom est, à l’origine, une somptueuse plage brésilienne.

Depuis 2012, ce nom est également l’emblème d’une grande marque française créatrice de bijoux. Elle doit sa renommée aux bracelets colorés lancés par Jenny Collinet et Delphine Crech’riou, et écoulés à des millions d’exemplaires dans le monde.

Depuis, les fondatrices de Hipanema ont su renouveler et pérenniser leur marque. Aujourd’hui au travers de ses collections été et hiver d’accessoires de mode, de bracelets, de colliers, de maillots de bain et de vêtements de prêt-à-porter, Hipanema séduit toujours plus de femmes avec ses articles d'inspiration chic et bohème.

En 2018 lorsqu’elle s’adresse à Mecalux, les ventes sont en fortes croissances et l’organisation logistique de l’entreprise montre ses limites.

Une logistique saisonnière

Dans un entrepôt, situé en région parisienne, Hipanema entrepose tous les articles de sa collection, soit environ 300 références par saison, avant de les expédier dans plus de 300 points de vente en France et à l’international où ils seront vendus. Deux fois par an, lors du lancement des nouvelles collections, toutes les marchandises dans l’entrepôt doivent être réorganisées, l’ancienne collection retirée afin de stocker la nouvelle.

Jusqu’alors la réception des marchandises était contrôlée manuellement et le rangement des références dans les rayonnages suivait l’ordre alphabétique. Deux méthodes devenues obsolètes dans cet entrepôt en développement. « Lorsque nous recevions un nouvel article, il fallait décaler tout le stock pour faire de la place au nouveau produit », explique Jenny Collinet, directrice associée.

L’activité quotidienne dans l’entrepôt était de plus en plus soutenue : au lancement des nouvelles collections environ 300 commandes étaient préparées. « Nous travaillons avec des magasins exigeants. La moindre erreur dans une commande peut entrainer son rejet par notre client. Nous devons donc être irréprochables sur la qualité de notre service », déclare la directrice associée.

Face à une activité en constante progression, avec des opérations véloces et une large gamme de références en stock, Hipanema a réalisé qu’il lui devenait indispensable de réduire les risques d’erreur et de fiabiliser l’ensemble de sa chaîne logistique. « Nous avions besoin de l’aide d’un système de gestion d’entrepôt (WMS) », souligne Jenny Collinet.

Numérisation de la chaîne logistique

Après avoir étudié différents systèmes de gestion d’entrepôt, Hipanema choisi Easy WMS de Mecalux. « Nous avons été convaincus par la capacité de personnalisation, l’utilisation intuitive, et l’interfaçage direct du WMS à notre ERP Sage 100c », confie la directrice.

« Nos équipes se sont rencontrées à plusieurs reprises, nous devions nous assurer que le WMS remplissait nos critères et répondait à nos attentes » explique Jenny Collinet.

Un WMS intégré à Sage 100c

L’intégration du logiciel de gestion d’entrepôt Easy WMS à l’ERP Sage 100c de Hipanema était indispensable pour que les deux systèmes échangent des données et des informations, et ainsi améliorer la gestion de l’entrepôt. Afin d’assurer une parfaite synergie des deux logiciels, les équipes de Hipanema, de leur intégrateur Sage et d’Easy WMS ont collaboré étroitement.

Bien que le WMS de Mecalux soit en mesure de se connecter à n’importe quel ERP, il a été nécessaire de définir les informations sur Hipanema dont avaient besoins chaque logiciel et à quel moment. Pour cela, nombreux tests et validations des interfaces ont été réalisés durant la phase projet. Quelques mois, ajustements et réajustements plus tard ; le tandem fonctionne, le logiciel de gestion d’entrepôt est mis en production.

« Aujourd’hui grâce à cette communication, les commandes clients peuvent être gérées dès qu’elles sont validées et le département des ventes a accès à l’état de stock en temps réel pour une meilleure visibilité des délais de livraison », précise la directrice associée.

Une logistique tendance

Adieu les doubles saisies, la préparation de commande sur papier et les erreurs de préparation, Easy WMS entre en jeu et coordonne toute la logistique de l’entrepôt de Hipanema.

Le WMS de Mecalux gère et optimise toutes les opérations de Hipanema, de la réception des articles à l’expédition des commandes. Le WMS communique des instructions aux opérateurs en temps réel via un terminal mobile RF. Ainsi, ils savent où se rendre et quelle tâche réalisée, et tout cela, en minimisant leurs déplacements grâce à un parcours optimisé par le système.

  • Réception des marchandises. Dès leur arrivée à l’entrepôt, les opérateurs identifient chaque article de la collection au moyen d’un terminal radiofréquence. En scannant le code-barres, ils vérifient que l’étiquette correspond au produit et qu’ils réceptionnent les bonnes marchandises.
  • Stockage. Ensuite, les opérateurs rangent les produits dans les emplacements assignés par Easy WMS. Celui-ci optimise le stockage en fonction de la typologie des articles (bracelets, robes, maillots de bain…). Il surveille en permanence le niveau de stock dans les emplacements de picking au sol. Le logiciel a été spécifiquement programmé pour réapprovisionner ces emplacements avant qu’ils ne soient vides. « Ce suivi en temps réel du stock permet aux préparateurs de commande de se concentrer uniquement sur les indications fournies par le WMS. Leur tâche n’est plus interrompue en raison d’un manque de stock article », explique Jenny Collinet.
  • Préparation de commandes et contrôle. Deux types de commandes sont préparés : les petites (composées d’un nombre réduit d’articles concernant des réapprovisionnements magasins) et les grandes (avec de nombreuses références, ce sont les commandes passées par les boutiques de revendeurs, notamment dans les grands magasins). Pour les petites commandes, les opérateurs collectent et scannent un article, puis l’amènent directement à la zone d’emballage. Dans ce premier process, le scan permet de contrôler que le bon article et la bonne quantité ont été prélevés par l’opérateur. Pour les grandes commandes, en revanche, ils parcourent l’entrepôt avec un chariot dans lequel ils déposent tous les articles indiqués par le WMS. Ce chariot est ensuite transféré vers la zone de contrôle, où la quantité prélevée est vérifiée par un opérateur qui scanne chaque article. Jenny Collinet affirme que « grâce à cette méthode de travail, les erreurs de préparation de commandes sont minimisées et nous garantissons à nos clients un service quasi sans faille ».
  • Emballage et expédition. Une fois les commandes terminées, elles sont emballées et étiquetées. Afin d’améliorer l’efficacité de ses expéditions, Hipanema a ajouté des fonctionnalités à son logiciel et intégré le module Préparation et gestion des expéditions multi-transporteurs de Easy WMS. Il permet au logiciel de gestion d’entrepôt de communiquer avec Station-chargeur, le logiciel TMS qui gère les transporteurs de Hipanema. Par ce biais, le WMS envoie à DHL des informations relatives aux commandes (nombre de palettes ou de colis, dimensions, poids, destination, etc.) et gère l’impression des étiquettes et de la documentation nécessaire au transport.
  • Retours. Avant l’installation d’Easy WMS, les produits retournés par les clients étaient temporairement stockés au sol, en attendant que les opérateurs effectuent une vérification et décident des actions à mettre en place (les stocker, les réparer, etc.). Aujourd'hui, Easy WMS attribue, aux retours clients un emplacement sur les rayonnages, avant le contrôle qualité. « L’entrepôt est mieux organisé, nous n’avons plus de produits au sol et la gestion des retours est beaucoup plus efficace », explique Jenny Collinet.

Un entrepôt à la pointe de la mode

Hipanema est une marque de mode française à la logistique fortement saisonnière demandant une réorganisation de l’entrepôt à chaque nouvelle collection. Avec un réseau de distribution international dont une boutique en propre, il est fondamental pour l’entreprise d’avoir une gestion précise des marchandises et de sa chaine logistique.

« Easy WMS est un logiciel capable d’optimiser toutes les opérations, de la réception à l’expédition », indique Jenny Collinet.

Les tâches du gestionnaire d’entrepôt ont été rationalisées. Aujourd’hui, il peut se consacrer à la gestion de ses équipes, l’attribution des tâches, etc. De plus, il dispose d’une vision globale et fiable du stock en temps réel. Le séquençage des process (picking + emballage) a permis d’accroitre la productivité de l’entrepôt et des opérateurs. Ces derniers, lorsqu’ils intègrent l’entrepôt le premier jour, sont formés en deux heures à peine à la préparation des commandes. Ensuite, ils se laissent diriger par le système pour toutes leurs tâches. Pour Jenny Collinet « le plus dur a été de faire confiance au logiciel. Maintenant, nous nous laissons guider par Easy WMS et cela fonctionne très bien ».

Flexible et évolutif, le WMS s’adapte facilement aux changements. Hipanema a pu le constater lors de son récent déménagement. En 2020, Hipanema a inauguré un nouvel entrepôt. Pour le déménagement, les équipes Easy WMS ont refait la configuration de l’entrepôt et des différentes zones. Pour conserver le stock dans le WMS, celui-ci a simplement été assigné à un emplacement fictif, le temps du déménagement. « Lors du transfert des palettes dans le nouvel entrepôt, il a suffi aux opérateurs de scanner la marchandise et le WMS leur a assigné l’emplacement idéal dans le nouvel entrepôt. Grâce au WMS, le changement d’entrepôt a été presque transparent » explique la directrice associée.

Grâce aux changements réalisés, Hipanema dispose aujourd’hui d’un entrepôt moderne et informatisé. Easy WMS a complètement optimisé ses flux logistiques. Le WMS comme l’entreprise ont atteint leurs objectifs et seront en mesure d’absorber la frénésie logistique qui viendra couronner les succès des futures collections.

Le logiciel de gestion d’entrepôt Easy WMS de Mecalux a amélioré la productivité de l’entrepôt et donc notre activité. En plus, est un logiciel capable d’optimiser toutes les opérations, de la réception à l’expédition.

Jenny Collinet, Associé directeur de Hipanema

Les avantages pour Hipanema

  • Une logistique saisonnière : Hipanema réorganise tout son entrepôt à chaque lancement d’une nouvelle collection, une saison sur deux. Easy WMS supervise cette opération pour qu’elle se déroule rapidement et sans erreurs.
  • Le contrôle est à la mode : De la réception fournisseur, à la gestion des retours clients, en passant par l’expédition des nombreuses commandes préparées désormais quotidiennement ; l’entreprise bénéficie maintenant d’une fiabilité haut de gamme.
  • Des expéditions sans incidents : le module Préparation et gestion des expéditions multi-transporteurs dynamise les expéditions des commandes en générant automatiquement la documentation nécessaire aux transporteurs.

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