Qu’est-ce qu’un inventaire et comment le tenir à jour ?

Se familiariser avec la notion d’inventaire est essentiel pour garantir la disponibilité des marchandises et le bon déroulement des projets au sein d’une entreprise.

Qu’entend-on par dresser l’inventaire au sein d’une entreprise ?

L’inventaire est un outil incontournable pour le suivi des biens, actifs ou produits qui possède une entreprise. Il consiste en une liste détaillée des éléments qui composent son patrimoine à un instant donné. Ce recensement porte sur les matières premières nécessaires à la fabrication, les produits semi-finis et les produits finis en attente de distribution.

Le verbe « inventorier » signifie faire (ou dresser ou établir) l’inventaire, c’est-à-dire recueillir dans une liste ordonnée et précise les biens appartenant à une personne, à une entité ou à une communauté, ou ceux se trouvant dans un lieu donné. Dans le cadre domestique ou dans un petit entrepôt, il est possible d’assurer le suivi des articles à l’aide d’une liste sur papier ou d’un registre manuel. Cependant, cette méthode ne convient pas aux moyennes et grandes entreprises, qui doivent impérativement se doter d’un logiciel de gestion d’entrepôt tel qu’Easy WMS pour réaliser cette tâche. La gestion des stocks est une priorité pour les chefs d’entreprise, qui veillent à disposer d’un niveau de stock suffisant pour mener à bien leurs opérations.

Quel est l’utilité de l’inventaire ?

Tenir un inventaire à jour fournit à l’entreprise des informations précieuses à prendre en compte pour la prise de décision et l’élaboration de stratégies. Voici quelques raisons Ci-dessous, quelques raisons qui expliquent l’utilité de l’inventaire :

• Tenir un registre de ses activités. Un inventaire à jour fait office de base de données des actifs, dans la mesure où il recense les caractéristiques pertinentes de chaque produit, telles que son nom, sa description, son prix, son emplacement ou encore sa référence.

• Contrôler ses stocks. Lorsque l’inventaire est réalisé de manière exhaustive ou automatisée, il est également possible de connaître les dates d’entrée et de sortie des marchandises, ainsi que leur état. On évite ainsi les désagréments tels que les ruptures de stock.

• Réduire les dépenses. Avoir accès à des informations complètes sur ses stocks simplifie la détection de situations telles que la freinte de stock due à une erreur administrative, une réception inefficace, des dommages ou des vols.

• Faire le point sur la production. L’inventaire donne un aperçu de ce qui a été fabriqué et vendu, il est donc révélateur de l’activité de l’entreprise et de son succès sur le marché. Il permet par ailleurs de savoir quels sont les produits à plus forte rotation et ceux qui restent stockés trop longtemps.

• Satisfaction client. Le fait de disposer d’informations fiables sur la disponibilité des articles contribue à un traitement rapide des commandes, ce qui se traduit par des avis positifs de la part des utilisateurs concernant le service.

• Prévoir la demande. La mise en place d’un système efficace de gestion des ressources est également utile pour anticiper les besoins du marché. Cela s’avère particulièrement pertinent, par exemple, pour la prévision de la demande de produits saisonniers.

Quelle est l’importance de l’inventaire comptable d’une entreprise ?

En plus de faciliter les opérations et les tâches quotidiennes, l’établissement d’un inventaire de l’entrepôt offre divers avantages susceptibles de faire la différence entre une entreprise prospère et une fonctionnant au ralenti. Ce type de document permet aux entreprises de mieux estimer la valeur de leurs actifs en cours, mais aussi de mieux évaluer leur bilan et leurs rapports financiers, de manière à optimiser leurs bénéfices sans nuire à la satisfaction client.

• Suivi des actifs. Connaître la situation des produits fabriqués ou réceptionnés contribue à comprendre la santé financière de l’entreprise.
• Comptabilité. Le calcul des coûts d’achat, de stockage et de manutention des marchandises contribue à la compréhension des marges bénéficiaires, favorisant ainsi l’ajustement des politiques tarifaires.
• Respect des réglementations. Il est fondamental de connaître le stock disponible pour respecter ses obligations fiscales.

Un exemple d’inventaire réussi

Un inventaire doit généralement comprendre les informations ci-dessous. Il sera toutefois encore plus exhaustif en optant pour un logiciel de gestion d’entrepôt développé par des experts du secteur plutôt qu’en le dressant manuellement.

• Nom de l’article
• N° de référence
• Prix
• Coût d’achat
• Description complète
• Quantité
• État de l’article
• Date de révision
• Délai de rotation

En somme, on trouve parmi les exemples d’inventaire au sein d’un entrepôt ceux des entreprises ayant de très faibles niveaux de stock, d’entrées et de sorties, et pouvant donc le dresser sur papier ou par ordinateur. On trouve ensuite les entreprises exploitant des entrepôts traditionnels, mais équipées d’un logiciel de gestion (WMS) leur permettant de suivre leurs stocks au moyen d’étiquettes et de terminaux radiofréquences. Enfin, dans les installations entièrement automatisées, les systèmes robotiques enregistrent l’ensemble des flux de marchandises en coordination avec le WMS.

Qu’est-ce que la rotation des stocks ?

La rotation des stocks désigne le nombre de fois où une entreprise a vendu ou épuisé un produit, ou le nombre de fois où son stock doit être renouvelé, au cours d’une période donnée, généralement un an. Pour calculer la rotation des stocks, il suffit de diviser le coût d’achat des articles vendus par le stock moyen.

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L’entrepôt ou le centre de distribution étant au cœur de la chaîne d’approvisionnement, il convient d’en garantir un maximum d’efficacité tout en assurant un avantage concurrentiel. Pour ce faire, il peut être avantageux d’automatiser des zones les plus fréquemment utilisées ou de gérer les stocks et les flux entrants et sortants à l’aide d’un logiciel de gestion tel qu’Easy WMS.

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