Trois exemples d’inventaire

L’inventaire est une opération qui traduit dans un document (physique ou numérique), de façon ordonnée et détaillée, la liste des marchandises stockées dans l’entrepôt d’une entreprise. Pour ce faire, le stock physique, ainsi que les quantités et les caractéristiques des produits sont comparés avec le stock du registre ou du système d’information de l’entreprise, afin de vérifier qu’ils coïncident.

Bien qu’il existe différents types d’inventaire, l’objectif est toujours le même : maximiser les profits tout en minimisant les coûts de stockage, le tout en maintenant les niveaux d’activité et la satisfaction du client.

Comment réaliser rapidement et efficacement un inventaire ? Dans cet article, nous présentons trois exemples d’inventaire pour mieux comprendre son fonctionnement : inventaire via Excel, à l’aide d’un logiciel d’inventaire, et un dernier réalisé dans un entrepôt intelligent entièrement automatisé.

1. Exemple d’inventaire sur papier ou sur Excel

Conservas Márquez, une entreprise fictive, produit et commercialise des aliments en conserve à l’échelle nationale. Elle dispose d’un petit entrepôt équipé de rayonnages par accumulation, d’une capacité de stockage de 300 palettes de produits finis. Elle utilise un système de stockage compact en raison du nombre réduit de références qu’elle gère, à savoir six : des asperges, des artichauts, des piments piquillo, des tomates, des petits pois, et des haricots.

Chaque mois, le responsable de l’entrepôt profite des heures creuses pour dresser manuellement l’inventaire afin de vérifier que les palettes reçues et celles expédiées correspondent au stock physique de l’entrepôt. Pour cela, il parcourt l’ensemble de l’entrepôt muni d’une liste des produits et compte le nombre de palettes pour chaque référence qu’il retranscrit manuellement dans un tableau Excel.

Si cette opération est correctement réalisée, le nombre de palettes par référence est égal à la différence entre les entrées et les sorties effectuées depuis le dernier inventaire sur Excel.

Conservas Márquez a commencé le mois avec 300 palettes en stock, elle en dispose actuellement de 288. Voici l’inventaire de son entrepôt, qui reflète le stock de départ pour chaque référence, ainsi que le nombre de palettes entrées et sorties de l’entrepôt au cours du mois :

La méthode la plus simple pour dresser un inventaire est le papier, bien qu’elle soit uniquement viable pour les entreprises dont le niveau de stock et le volume d’entrées et de sorties sont très faibles, telles que Conservas Marquez. Si ces entreprises se développent et voient leur chiffre d’affaires augmenter, la numérisation est conseillée pour éviter les erreurs et dynamiser leurs opérations.

2. Exemple d’inventaire à l’aide d’un logiciel spécialisé

Après une augmentation significative des ventes, Conservas Márquez a agrandi son entrepôt avec comme objectif de stocker davantage de produits finis, et a désormais une capacité de 4 000 palettes. Elle gère toujours les mêmes références, mais elle est désormais équipée du système Pallet Shuttle. Cette méthode de stockage compact accélère les flux de marchandises, grâce au déplacement automatique des palettes à l’intérieur des rayonnages assuré par une navette.

Pour dresser son inventaire, l’entreprise dispose d’un logiciel spécialisé tel qu’Easy WMS, un système de gestion d’entrepôt conçu pour simplifier la gestion des stocks. Intégré à l’ERP de l’entreprise, les entrées et les sorties de produits sont automatisées.

Avant de commencer l’opération, les informations relatives aux articles de Conservas Marquez doivent être saisies dans le WMS : description, unité de mesure, attributs, image, poids, etc. Avec toutes ces informations disponibles dans la base de données, le logiciel génère une étiquette pour chaque article à coller sur le produit en stock.

La tâche est accélérée grâce à l’utilisation par les opérateurs de terminaux radiofréquence pour scanner les codes-barres et ainsi enregistrer dans le système chaque article réceptionné. Il en va de même pour les expéditions. De cette manière, chaque réception et expédition de marchandises est enregistrée dans le système.

Par ailleurs, il est conseillé de dresser, de temps à autre (au moins une fois par an), un inventaire physique. Ce processus consiste à parcourir l’entrepôt en comptant un par un les articles en stock et permet surtout de vérifier que le stock physique de l’entrepôt correspond à l’inventaire théorique ou comptable géré par le WMS.

Avec un WMS tel qu’Easy WMS, le responsable d’entrepôt dispose d’un inventaire mis à jour en permanence, lui permettant de consulter le stock disponible d’un article, son emplacement exact, le type de conteneur, etc.

3. Exemple d’inventaire dans un entrepôt entièrement automatisé

Conservas Márquez a entièrement automatisé sa logistique pour suivre son plan de croissance. Son entrepôt est devenu trop petit suite à la hausse du rythme de production, et c’est pourquoi elle a construit un entrepôt automatique autoportant d’une capacité de 30 000 palettes, géré à l’aide du logiciel Easy WMS.

Lors de l’inventaire, la procédure est quasiment identique à celle suivi avec le système de stockage non automatisé. La seule différence étant que les opérateurs n’ont plus à scanner manuellement les codes-barres des marchandises. En effet, un poste d’inspection d’entrée vérifie l’état des palettes, scanne le code-barres de chaque produit, et transmet les données au WMS (ce dernier les transférant ensuite dans la base de données de l’ERP).

À chaque entrée ou sortie d’un article de l’entrepôt via les convoyeurs à palettes, le changement du nombre d’unités disponibles en stock est enregistré : la quantité entrante et le stock final, ou la quantité sortante et le stock restant. Par conséquent, la traçabilité d’un produit au sein de l’entrepôt automatisé est totale. Cela augmente la sécurité des marchandises, améliore le contrôle des risques et garantit la qualité des processus et des produits. Le haut niveau d’automatisation signifie que Conservas Márquez dispose d’un inventaire permanent et mis à jour en temps réel.

Le WMS, le meilleur allié pour votre inventaire

La gestion des stocks est l’une des pierres angulaires de la chaîne logistique. Le calcul du nombre d’articles à garder en stock garantit un fonctionnement plus fluide, et évite les interruptions et les retards.

Le logiciel Easy WMS de Mecalux vous permettra d’avoir un inventaire mis à jour en permanence. Plusieurs modules sont également proposés en option, tels que Store Fulfillment. En synchronisant les stocks de votre entrepôt et de vos magasins, ce module relie l’inventaire à l’historique des ventes, de sorte que chaque vente d’un produit est automatiquement déduite du stock par le système. Contactez-nous pour en savoir plus sur les fonctionnalités de ce logiciel et découvrir comment il peut vous aider à contrôler vos stocks en temps réel.