L'advanced shipping notice est un document électronique qui accélère les réceptions de marchandise

L’« advanced shipping notice » (ASN / EDI 856) accélère les réceptions

19 juillet 2021

L’ASN, l’advanced shipping notice ou advance ship notice a été créé pour répondre au besoin de réduire les erreurs dans les livraisons, notamment dans le B2B. Ce document numérique, qui comprend des informations détaillées sur le contenu de l’envoi, automatise le transfert d’informations sur les marchandises du fournisseur au client, accélérant ainsi la réception des marchandises.

Dans cet article, nous présentons ce document numérique, les informations qu’il contient, et comment il s’intègre aux différents logiciels d’entreprise.

Qu’est-ce que l’« ASN, advanced shipping notice » ?

L’advanced shipping notice, également appelé advanced shipment notification, est un document numérique envoyé automatiquement par le logiciel d’un fournisseur à l’entreprise ou à l’entrepôt de destination de la marchandise une fois celle-ci expédiée. Autrement dit, ce document numérique indique que la commande a déjà été expédiée (avis d’expédition) afin que le client soit prêt à la réceptionner.

L’ASN accélère ce processus logistique et permet, lorsque les marchandises arrivent dans un entrepôt, de disposer des données nécessaires à la réception (produit, quantité, fournisseur, date d’expédition, etc.). De cette façon, l’opérateur anticipe sans perdre du temps à analyser la documentation, à demander des renseignements ou à enregistrer des informations dans le système.

Cette notification est envoyée au moyen d’un EDI (electronic data interchange, ou échange électronique de données). Le système EDI consiste à envoyer de la documentation numérisée conformément à une norme internationale, afin qu’elle puisse être lue et interprétée automatiquement par différents logiciels. Cela permet de gagner du temps, de réduire les coûts et, surtout, d’éliminer les erreurs liées à la gestion documentaire manuelle.

L’ASN s’appuie sur différentes normes internationales largement acceptées dans des secteurs tels que le retail, le e-commerce ou l’automobile. Aux États-Unis, la norme EDI 856 (définie par l’organisation X12 de l’American National Standard Institute ou ANSI) est courante. Dans le reste du monde, la norme DESADV ou Despatch advice message (dans le cadre de l’UN/EDIFACT, ensemble de normes élaborées par les Nations Unies) est couramment utilisée.

En bref, l’advanced shipping notice est une évolution des livraisons en logistique : il informe automatiquement le logiciel du client des marchandises qu’il va recevoir, dans quelles conditions et leur provenance, ce qui dynamise les processus et élimine les erreurs de transfert d’informations et de gestion des produits.

L’advanced shipping notice contient un code GS1-128 permettant au destinataire d’identifier automatiquement les produits reçus
L’advanced shipping notice contient un code GS1-128 permettant au destinataire d’identifier automatiquement les produits reçus

Quelles informations comprend l’« advanced shipping notification » ?

L’advanced shipping notice contient des informations concernant l’envoi, ainsi que les caractéristiques physiques du produit ou des marchandises. Cette information est obtenue à partir d’un logiciel de gestion d’entrepôt (WMS) et de l’ERP.

Ce document numérique comprend :

  • Numéro d’envoi et date.
  • Date de livraison et conditions.
  • Informations relatives à l’envoi du colis (adresses, conditions de transport, etc.).
  • Bordereau de commande et données associées : marchandise demandée, quantité à livrer, numéro de série et de lot du produit, etc.).
  • Unité de charge détaillée (type de packing ou d’emballage, etc.).
  • Code SSCC ou GSI 128 pour accélérer la réception.

De cette manière, l’entreprise bénéficie d’une meilleure traçabilité de la commande en cours d’acheminement, car elle connaît le détail des marchandises expédiées, la date de sortie de l’entrepôt, et la date d’arrivée à la destination.

Avec les informations fournies par l’ASN, Easy WMS est capable de générer et d’imprimer des étiquettes contenant les données des produits à recevoir
Avec les informations fournies par l’ASN, Easy WMS est capable de générer et d’imprimer des étiquettes contenant les données des produits à recevoir

Avantages de l’« advanced shipping notice »

Les méthodes d’organisation de la production et du stockage, telles que le just-in-time, nécessitent des solutions logistiques flexibles garantissant une réception rapide et un contrôle strict des stocks, même lorsque ces derniers ne se trouvent pas dans l’entrepôt. Parmi ses avantages figurent :

  • Une visibilité totale de la réception des commandes : ce document numérique garantit aux entreprises un contrôle des commandes, c’est-à-dire qu’elles connaissent à tout moment quand (et où, si l’entreprise possède plusieurs entrepôts) elles vont les recevoir et dans quelles conditions.
  • Précision lors de l’envoi des produits : l’ASN confirme la correspondance de la commande expédiée par le fournisseur avec celle reçue par le client, évitant ainsi les erreurs de livraison.
  • Des réceptions agiles des marchandises : les opérateurs peuvent préparer les réceptions à l’avance, optimisant ainsi l’espace et les ressources humaines.

La condition préalable pour mettre en œuvre le système ASN et bénéficier de ces avantages est la numérisation de la gestion des stocks dans le centre logistique. Pour ce faire, vous aurez besoin, tout d’abord, d’un logiciel de gestion d’entrepôt (WMS). C’est ce dernier qui connaît la localisation précise des produits stockés ainsi que l’heure exacte à laquelle ils sont expédiés. L’ERP peut quant à lui fournir des informations supplémentaires sur les marchandises (date de péremption, etc.) dont l’ajout dans l’ASN est pertinent. La combinaison adéquate de ces deux logiciels permet finalement au système advanced shipping notice de fonctionner sans incident.

Comment l’ASN est-il généré et reçu ?

L’advanced shipping notification est un document numérique qui peut être généré et envoyé automatiquement au moyen du système de gestion d’entrepôt comme de l’ERP.

Du côté de l’entrepôt de réception, un WMS avancé tel qu’Easy WMS de Mecalux collecte ces informations et attribue une zone tampon de réception, dans laquelle les produits entrants seront enregistrés avant leur réception réelle. En outre, le WMS permet de générer et d’imprimer les étiquettes contenant les informations de chacun des articles à recevoir, et qui seront étiquetées sur les colis correspondant, une fois la réception effectuée.

C’est ainsi que fonctionne la logistique de la multinationale de dispositifs médicaux, Intersurgical, à Wokingham, au Royaume-Uni. Cette installation utilise des réceptions préannoncées : l’ERP reçoit l’ASN provenant du logiciel du fournisseur et le transmet à Easy WMS, qui génère et imprime une étiquette pour chaque produit. Une fois les vérifications effectuées, l’opérateur étiquète le colis correspondant.

Le nouvel entrepôt d’Ixos Cealco, à Granollers (Espagne) fonctionne de la même manière. Travaillant avec des fournisseurs situés dans plus de 50 pays, la direction logistique a opté pour l’advanced shipping notice pour améliorer les réceptions. Actuellement, l’ERP d’Ixos Cealco notifie en amont à Easy WMS les réceptions pour faciliter les contrôles.

L’ASN au service d’une logistique 4.0 agile

La synchronisation du transfert de données entre l’expéditeur et le destinataire garantit une meilleure efficacité des processus logistiques. L’advanced shipping notice permet aux opérateurs recevant les marchandises d’anticiper quelles commandes seront reçues et quand, ce qui permet de préparer les quais de déchargement et d’aménager les zones de l’entrepôt afin que tout soit prêt au moment propice.

Ce système permet également une meilleure traçabilité des produits, tant du côté de l’expéditeur que du destinataire. En effet, il est possible de connaître à tout moment l’heure de l’envoi et l’installation logistique de destination.

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