Qu’est-ce qu’un bordereau d’expédition ⁠?

Un bordereau d’expédition est une pièce clé pour le bon de la logistique d’une entreprise. Ce document, particulièrement pertinent pour les entrepôts gérant un volume important d’expéditions, recueille les produits à charger dans le camion et à livrer au destinataire.

La mise en œuvre d’un logiciel de gestion d’entrepôt (WMS) permet d’automatiser la gestion de documents tels que le bordereau d’expédition, une fois la commande traitée. En se passant de la gestion manuelle des documents, le risque d’erreur est éliminé et le niveau de service au client augmente.

Le bordereau d’expédition, liste de colisage ou packing list est un document dans lequel est précisé le contenu d’un envoi : quantité de marchandise, volume et poids. Les informations produit fournies par cette pièce contribuent à simplifier le processus d’expédition des commandes. Y sont identifiés le moyen de transport choisi (plaque d’immatriculation, nom du chauffeur ou du transporteur), le type de marchandise et les produits concrets. Ce document indique également le nombre de colis avec le contenu de chacun et la séquence de chargement optimale pour une distribution facile.

Le bordereau d’expédition est remis au conducteur, qui doit vérifier que les produits listés correspondent aux marchandises chargées sur le camion. Le packing list sert également aux autorités douanières comme justificatif pour le transport transfrontalier de marchandises.

Quelles informations comporte le bordereau d'expédition ?

Le bordereau d’expédition contient des informations pertinentes sur la charge, tant pour l’opérateur qui l’introduit dans le camion que pour le livreur, qui doit vérifier le contenu de l’envoi avant de signer le document.

Le bordereau d'expédition comprend notamment les informations suivantes :

• Un code attribué manuellement ou par logiciel.
• L’entrepôt d’origine des charges.
• Le(s) destinataire(s) des marchandises.
• La date et l’heure du chargement.
• Une description détaillée des marchandises (contenu, nombre de colis, poids et taille de chaque colis).
• Le poids total et la taille de l’envoi.

Ces informations peuvent être complétées de données supplémentaires permettant le contrôle de l’expédition de la commande, telles que la plaque d’immatriculation du véhicule, le nom du transporteur ou le nom du chauffeur. La liste de colisage comprend également le type de marchandise, notamment lorsque le transport est essentiel à la bonne conservation des produits, comme dans les secteurs chimique ou agroalimentaire.

Le bordereau d’expédition contient aussi généralement l’itinéraire de distribution des marchandises. Cette information est importante pour le livreur comme pour l’opérateur qui effectue le chargement du camion, puisque ce dernier doit introduire les articles dans l’ordre inverse à celui de la distribution des commandes.

Est-il possible de numériser un bordereau d'expédition ?

Un logiciel logistique avancé tel qu’un WMS assure l’impression automatique du bordereau d’expédition une fois l’ordre de chargement du camion traité. Pour cela, il suffit un simple paramétrage du logiciel : affectation d’une imprimante au quai de chargement correspondant, puis choix du nombre de copies nécessaires.

Un logiciel de gestion d’entrepôt avancé permet d’établir à l’avance les paramètres de la procédure de chargement pour les adapter aux exigences de chaque entrepôt. Par exemple, le système peut déterminer une règle d’affectation selon laquelle le bordereau d’expédition n’est générée qu’une fois que l’opérateur a validé la plaque d’immatriculation du véhicule via son terminal mobile. Parmi ses nombreuses fonctionnalités, le logiciel automatise la création de listes de colisage par conducteur.

Le WMS peut aussi s’intégrer à d’autres programmes tels que le distributed order management (DOM). Via ce dernier, il est possible d’accéder à des documents tels que les bons de livraison, les bordereaux d’expédition ou d’autres informations liées aux transporteurs. L’application de distribution des marchandises prépare également l’impression automatique de ces documents si nécessaire.

Bordereau d’expédition et logiciel de logistique

En remplaçant la gestion des documents papier par un système de gestion d’entrepôt, les erreurs de saisie des données sont éliminés et la génération et l’impression de documents tels que les bons de livraison, les bordereaux d’expédition ou les factures sont automatisées.

Pendant le processus de chargement, le programme intervient à la fois dans la création des ordres et dans la configuration de l’opération. Il assure ainsi la segmentation par type de scellé, le regroupement par livreur ou la validation des chargements, entre autres.

Un logiciel comme Easy WMS de Mecalux est l’outil idéal pour faciliter la préparation et l’expédition des commandes. En effet, il se connecte aux terminaux mobiles des opérateurs pour les guider dans les tâches de picking, de réapprovisionnement ou encore de chargement du camion. De même, le logiciel s’intègre à d’autres applications telles que l’ERP, le DOM ou le système du transporteur, éliminant ainsi tout risque d’erreur dans la gestion des marchandises.

La digitalisation au service de l’élimination des erreurs dans la gestion des documents

La mise en œuvre d’un WMS contribue à une logistique efficace et productive. Cet outil permet non seulement d’automatiser la gestion des documents, mais aussi d’assister les opérateurs dans les réceptions, le picking et les expéditions. Le système coordonne les différents processus, aussi bien dans les entrepôts traditionnels que dans les installations dotées d’éléments automatiques.

Le logiciel de gestion d’entrepôt de Mecalux, Easy WMS, est un produit évolutif et disponible en version cloud qui gère les opérations de plus de 1 000 installations dans 36 pays. Vous souhaitez digitaliser vos processus pour éliminer les erreurs dans la gestion de votre documentation logistique ? N’hésitez pas à nous contacter, un expert vous conseillera sur la solution idéale pour votre installation.