Kaizen : l’art du changement positif en entreprise

La philosophie Kaizen, appliquée pour la première fois à la fin des années 1940, a gagné en popularité auprès des dirigeants du secteur manufacturier japonais dans les années 1980. Depuis lors, elle est devenue un outil essentiel pour les entreprises visant l’amélioration continue de leurs processus et des gains d’efficacité.

Qu’est-ce que le Kaizen et quelle est son utilité ?

Le terme Kaizen est constitué des deux mots japonais kai (改), qui signifie changement ou révision, et zen (善), qui veut dire vertu ou bonté. On peut ainsi traduire Kaizen par « changement positif ». Il s’agit d’une méthode fondée sur l’excellence opérationnelle et l’amélioration continue dans tous les domaines de l’entreprise, par le biais de changements dans les méthodes de travail. Les entreprises adoptent le Kaizen pour mettre en place des systèmes organisationnels leur permettant d’atteindre leurs objectifs à long terme. Cette philosophie est donc étroitement liée au lean manufacturing, qui encourage un environnement de travail inclusif et participatif où les idées contribuent à réduire les inefficacités et à accroître la productivité.

Quelle est l’origine de la méthode Kaizen ?

Le Kaizen a commencé à se développer au Japon après la Seconde Guerre mondiale. Face à une pénurie généralisée de denrées alimentaires et d’énergie et à un secteur industriel en crise, les Japonais ont rapidement compris que s’ils voulaient se reconstruire, ils devaient renoncer à leurs processus de production traditionnels. Le terme Kaizen est associé à l’Union japonaise des scientifiques et ingénieurs (JUSE) et a ensuite été popularisé dans les années 1980 par le consultant en management Masaaki Imai, fondateur du Kaizen Institute.

Malgré ses origines japonaises, des experts américains en gestion de la qualité, tels que William Edwards Deming (connu pour le cycle de Deming) et Joseph Duran, ont également joué un rôle important dans le développement de la méthode Kaizen. Ils ont tous deux voyagé au Japon après la guerre pour partager leurs connaissances en matière de contrôle qualité et de management statistique. À partir de là, les entreprises japonaises ont intégré leurs idées dans leurs méthodes de travail.

Quels sont les 5S de la philosophie Kaizen ?

La philosophie du Kaizen repose sur cinq mots japonais commençant par « s » (les 5S), à savoir Seiri, Seiton, Seiso, Seiketsu et Shitsuke :

• Trier (Seiri). La première chose à faire, c’est de se débarrasser de toute chose sans utilité ou qui n’apporte aucune valeur ajoutée. On libère ainsi de l’espace, mais surtout on supprime toute source d’inefficacité.
• Ranger (Seiton). L’ordre est un atout pour la productivité. Lorsque tout est rangé à sa place, le flux de travail gagne en fluidité et on perd moins de temps à chercher des articles.
• Tenir propre (Seiso). Au-delà de rendre l’espace de travail plus agréable, la propreté renforce la sécurité. Un environnement moins encombré facilite la détection et la résolution de dysfonctionnements ou d’autres incidents, favorisant ainsi l’amélioration continue.
• Normaliser (Seiketsu). Il s’agit de maintenir les trois premières étapes (Seiri, Seiton et Seiso) à l’aide de procédures standardisées et de contrôles visuels qui encouragent les bonnes pratiques et contribuent à préserver l’ordre.
• Discipline (Shitsuke). Il faut un engagement à adopter de meilleures méthodes de travail et à garantir une transformation durable.

10 principes pour améliorer les processus grâce au Kaizen

Si les 5S constituent les fondements du Kaizen, cette philosophie et sa mise en œuvre peuvent également se résumer en dix règles d’or :

1. Mettre de côté les idées reçues et remettre en question les pratiques actuelles en gardant à l’esprit qu’il y a toujours matière à amélioration. Le progrès est un processus continu et sans fin.
2. Résoudre les problèmes de manière proactive. Chercher des moyens d’apporter des améliorations au lieu de les écarter, et rechercher des idées, même dans les situations difficiles.
3. Se concentrer sur les aspects positifs plutôt que sur les aspects négatifs. Plutôt que d’indiquer comment ne pas réaliser une tâche, expliquer la manière souhaitable de la réaliser, en décrivant les étapes à suivre pour y parvenir.
4. S’efforcer de résoudre les erreurs dès qu’elles surviennent, sans remettre leur correction à plus tard.
5. Identifier la cause profonde du problème pour en comprendre les origines avant d’apporter des changements. C’est la seule façon de le résoudre efficacement.
6. Privilégiez les idées permettant d’optimiser les opérations de l’entreprise, sans tomber dans un perfectionnisme qui freine les progrès.
7. Favoriser la la création d’un environnement dans lesquels tous les collaborateurs peuvent partager leurs idées d’amélioration.
8. Mieux vaut écouter les suggestions de dix personnes que d’attendre une idée géniale de la part d’une seule personne.
9. Une fois un changement introduit, évaluer son efficacité à l’aide d’indicateurs. S’il s’avère fructueux, le standardiser et l’appliquer à d’autres domaines.
10. Résoudre les problèmes sur le terrain. Selon le principe du genchi genbutsu (« aller voir par soi-même »), on peut comprendre de première main l’importance du problème et prendre des mesures pour le résoudre.

Les avantages du Kaizen en entreprise

L’adoption de la méthode Kaizen encourage une culture d’amélioration continue et offre de nombreux avantages aux organisations qui décident de suivre ses principes :

• Gain d’efficacité. La suppression d’étapes répétitives et de redondances permet de fluidifier la production et la distribution pour mieux répondre aux exigences du marché.
• Réduction des coûts. Une utilisation responsable des ressources, axée sur ce qui compte vraiment, a un impact positif sur le résultat net.
• Qualité améliorée. Les efforts visant à identifier les problèmes existants et à optimiser les processus se traduisent par des produits et des services davantage adaptés aux attentes des clients.
• Flexibilité. Les entreprises plus résilientes sont capables de s’adapter rapidement aux changements et aux imprévus, gagnant ainsi un avantage concurrentiel.
• Développement des compétences. Le Kaizen stimule la formation et l’épanouissement professionnel des employés, qui peuvent ainsi se lancer dans de nouveaux projets et mener des initiatives.
• Un milieu de travail positif. Les lieux de travail qui impliquent et motivent les collaborateurs favorisent le partage d’idées. Cela renforce à la fois l’engagement et la valeur globale pour l’entreprise.
• Des environnements plus sûrs. La suppression d’étapes superflues et la mise en place de processus plus efficaces contribuent à réduire les risques professionnels.

Exemples d’entreprises qui ont adopté le Kaizen

De nombreuses entreprises technologiques asiatiques, dont Samsung, ont adopté des pratiques inspirées du Kaizen. Les balades Gemba, par exemple, sont courantes chez les dirigeants. Cet exercice consiste à observer directement les activités quotidiennes qui créent de la valeur au sein de l’entreprise, sans attendre qu’un problème survienne. Ce faisant, les responsables peuvent évaluer les huit domaines les plus sujets aux inefficacités, dont l’acronyme timwoods permet de se souvenir facilement : transport, stocks, mouvements, attente, surtraitement, surproduction, défauts, compétences.

Nestlé, leader mondial de l’agroalimentaire, a été parmi les premières acteurs du secteur à adopter le Kaizen. Grâce à cette philosophie, la multinationale a pu minimiser le gaspillage dans ses usines de production et éliminer les temps morts de ses processus. Engagé dans une démarche d’amélioration continue par le changement, Nestlé fait depuis des années confiance aux entrepôts automatisés de Mecalux pour optimiser les performances de ses centres de production.

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