Cartographie de processus : comment procéder étape par étape

La cartographie de processus permettent de voir plus clair sur les projets d’une entreprise. En quoi consiste cette méthode de visualisation de projet ?

Qu’est-ce qu’une cartographie des processus ?

Une cartographie des processus est une technique qui permet de planifier la charge de travail et les opérations de manière visuelle. Elle comprend la création d’un organigramme communicant de manière concise le fonctionnement d’une procédure et ses liens avec d’autres domaines de l’entreprise. Avec cet outil, la séquence ordonnée des différentes étapes nécessaires à l’exécution d’une action est présentée, donnant une vue d’ensemble des tâches à accomplir. Cette répartition de l’information permet de donner rapidement des explications aux intervenants, de comprendre les phases de l’action concernée et de détecter d’éventuelles inefficacités.

Quelle est l’utilité d’une cartographie des processus ?

Le fait de représenter les activités actuelles ou futures sous forme de cartographie des processus offre de nombreux avantages aux organisations :

Partage des objectifs. En reflétant les objectifs de l’entreprise sur une cartographie des processus, les différents services se coordonnent et collaborent avec un but commun.
Détection des inefficacités. Un schéma-synthèse des étapes à suivre facilite l’identification des complications éventuelles, telles que les goulets d’étranglement.
Documentation des procédures. Le fait de noter les éléments est nécessaires à l’accomplissement d’une tâche permet de la reproduire plusieurs fois. Cela constitue également un outil précieux pour la formation des nouvelles recrues.
Définition des rôles et des responsabilités. En résumant les rôles et les responsabilités de chaque membre de l’organisation, la cartographie des processus contribue au contrôle des activités de l’entreprise. L’organigramme de l’entrepôt, par exemple, répertorie les domaines de chacun des responsables logistiques.
Introduction d’améliorations. Avoir une vue d’ensemble de l’activité de l’entreprise permet de prendre des mesures visant à corriger les anomalies. Elle permet également d’identifier d’autres manières d’effectuer les mêmes tâches.

La cartographie SIPOC identifie les étapes intermédiaires pour fournir un produit final — La cartographie des processus SIPOC identifie les étapes intermédiaires précédant le produit final

Quand utiliser une cartographie des processus ?

Voici quelques exemples de scénarios dans lesquels une cartographie des processus peut être utile :

Illustrer les étapes de la chaîne d’approvisionnement. Les professionnels de la logistique peuvent représenter le parcours des marchandises de leur origine à leur destination à l’aide d’une cartographie des processus.
Comprendre les procédures de paiement. À l’aide de ce type de carte, un service comptable peut expliquer aux autres employés comment les ordres de paiement sont traités.
Résumer une stratégie de vente. Les commerciaux peuvent décrire comment ils approchent leurs prospects, de la première prise de contact à la conclusion de la vente, et illustrer comment le compte sera géré par la suite.

Quels types de cartographie des processus existe-t-il ?

Il existe différents types de cartographie des processus, chacun d’entre eux adapté aux différents sujets à résumer ou à planifier :

Cartographie SIPOC. SIPOC est l’acronyme de Suppliers, Inputs, Process, Outputs, Customers. En français, cela peut se traduire par Fournisseurs, Entrées, Processus, Sorties, Clients. Une cartographie SIPOC est souvent utilisée dans un contexte de production et sert à identifier les éléments essentiels pour fournir un produit ou un service de qualité.
Carte de mise en œuvre. Elle explique aux différents services ou partenaires le rôle de chacun d’entre eux dans le lancement d’un projet.
Diagramme à couloirs. En plus des étapes à suivre, il affiche le responsable concerné, ce qui en fait une option pratique pour la mise en œuvre. Chaque couloir (ou rangée) représente l’une des parties concernées.
Cartographie de la chaîne de valeur. Cet outil, appelé value-stream mapping en anglais, exploite davantage le potentiel de la cartographie des processus. Les VSM intègrent des informations telles que la durée de chaque étape et des détails supplémentaires tels que les matériaux ou les stocks.

Au-delà des cartographies des processus, il existe des logiciels offrant une visibilité en temps réel

Les étapes d’une cartographie de processus parfaite

L’élaboration d’une cartographie des processus d’une entreprise est simple lorsque l’on connaît la tâche à représenter :

Choisissez le processus à illustrer. Tout d’abord, il est utile de réfléchir à l’objectif de cette cartographie de processus et de se poser la question : vise-t-elle à améliorer une activité (ce qui peut nécessiter la suppression ou la modification de certaines étapes), à la communiquer ou à la documenter ?
Déterminez les implications de son exécution. Le fait d’énumérant les différentes exigences peut faciliter leur organisation visuelle ultérieure.
Ordonnez les étapes. La bonne séquence des étapes doit être représentée.
Choisissez le format de votre cartographie. Il existe différentes icônes et symboles pour représenter les processus, les plus courants étant les flèches, les cercles, les losanges, les rectangles ou les ovales, et chacun ayantt sa propre signification.
Révisez votre cartographie à plusieurs. Une fois votre proposition terminée, il est conseillé de la montrer à vos collègues concernés afin d’y apporter d’éventuelles modifications.

Éléments d’une cartographie des processus

Le langage de modélisation unifié (UML en anglais) est le langage le plus utilisé par les logiciels. Voici ses caractéristiques de base :

Concept	Représentation
Flux de travail	Les flèches relient les étapes à suivre.
Tâche	Chaque rectangle représente une phase.
Sous-tâche	Une sous-tâche est représentée par un rectangle avec deux lignes verticales de chaque côté.
Début/fin	Les points de départ et la fin du projet sont représentés par des rectangles arrondis.
Attente	Lorsqu’un rectangle est arrondi à un seul côté, il représente un temps d’arrêt avant la reprise du travail. Il peut s’agir, par exemple, du temps nécessaire au refroidissement d’une pièce.
Décision	Une étape nécessitant une prise de décision est représentée par un losange.

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Dans le domaine de la logistique, les cartographie des processus permettent de collecter des informations sur des sujets tels que la localisation, la conception et l’agencement d’un entrepôt, les politiques de distribution de l’entreprise, les opérations ou la traçabilité des marchandises. Toutefois, le meilleur choix pour rester compétitif est d’automatiser cette collecte de données en vue de bénéficier d’une visibilité en temps réel du fonctionnement de l’installation.

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La cartographie des processus : comment procéder étape par étape