Le bon de livraison : qu’est-ce qu’il contient et à quoi sert-il ?

Le bon de livraison ou packing slip en anglais, est un document commercial indispensable en logistique, car il sert de justificatif : il prouve que la commande a été livrée correctement au client final.

Dans un contexte où les expéditions sont de plus en plus rapides et où l’externalisation du transport logistique est de plus en plus fréquente, il est indispensable de disposer d’un document qui inclut toutes les informations relatives à la commande afin de faciliter son expédition, son transport et sa livraison.

Qu’est-ce qu’un bon de livraison ?

Un bon de livraison est un document commercial qui atteste de la livraison d’une commande. La personne présentant le packing slip, émis par l’entreprise qui vend le produit, est généralement le transporteur ou le prestataire logistique chargé d’acheminer les commandes jusqu’au destinataire final. Le bordereau reprend la liste complète des articles qui ont été livrés au destinataire de la commande. De plus, le document comprend le numéro de référence des articles (SKU), leurs caractéristiques et le nombre d’unités de chaque produit. Cette liste permet au destinataire de vérifier qu’il a bien reçu toutes les marchandises demandées.

Le bon de livraison n’est pas seulement utile pour que l’acheteur vérifie que la marchandise reçue est correcte, mais il sert également à ce que l’expéditeur ait une trace de la marchandise qui quitte l’entrepôt. Le document fait office de preuve légale de livraison (proof of delivery) en cas de litige éventuel.

Quelle est la différence entre un bon de livraison et une facture ? Bien qu’il s’agisse dans les deux cas de documents commerciaux, un bon de livraison est la preuve qui indique les biens physiques reçus et une facture est le document commercial de la commande. Alors que le bon de livraison contient les caractéristiques des produits, la facture précise les biens vendus : le prix de chaque article, les conditions ou le mode de paiement, entre autres.

Quelles informations comporte le bon de livraison ?

Bien qu’il n’existe pas de format unique de bon de livraison, il est recommandé que le document justifiant la livraison des commandes contienne les informations suivantes :

• Numéro de commande et facture correspondante
• Date d’expédition
• Coordonnées de l’expéditeur
• Coordonnées du destinataire
• Contenu de l’envoi
• Poids et taille de chaque colis
• Poids total de l’envoi
• Origine et destination des marchandises
• Informations concernant le transporteur
• Date de réception

Les informations figurant sur le bon de livraison peuvent varier en fonction du type d’entreprise et de la nature des marchandises livrées au destinataire final. Par exemple, s’il est parfois détaillé, il n’est pas obligatoire d’indiquer le prix du produit. Pourquoi ? Contrairement à la facture, la fonction du bon de livraison est d’enregistrer la livraison de la commande, et non sa valeur commerciale.

Avantages du « packing slip » en logistique

Au niveau logistique, le bon de livraison offre des avantages pour l’entreprise qui commercialise le produit, le prestataire logistique qui le transporte (le cas échéant) et le destinataire final qui reçoit la commande. Voici les principaux avantages :

• Il sert de certificat de livraison : ce document légal, certifie de manière très simple, que des marchandises ont été livrées au destinataire dans le respect des conditions convenues.
• Il optimise la gestion des informations relative à la commande : le bon de livraison aide les transporteurs, les acheteurs et même les agents des douanes à identifier le contenu d’un colis. 
• Il détecte les erreurs : grâce au bon de livraison, le destinataire de la commande peut vérifier rapidement et facilement si le nombre de produits reçus correspond au nombre de produits commandés.
• Il facilite le processus de retour ou de remboursement : le bon de livraison simplifie la gestion des informations liées au retour ou au remboursement d’un produit qui aurait été par exemple endommagé lors du processus d’expédition. La norme du retour gratuit a considérablement augmenté la valeur du bon de livraison.

Logiciel d’automatisation des bon de livraison

Il est possible, grâce aux nouvelles technologies, d’automatiser la collecte de toutes les informations contenues dans le bon de livraison, ce qui permet de gagner du temps et de minimiser les erreurs liées à la gestion manuelle.

Les entreprises qui utilisent un logiciel de gestion d’entrepôt (WMS), tel que Easy WMS, peuvent dématérialiser la vérification et le contrôle des documents lors de la phase d’expédition des marchandises. Le logiciel tient compte des normes d’étiquetage et de documentation utilisées par le transporteur pour faciliter la distribution des commandes. Easy WMS génère et émet le bon de livraison correspondant à chaque commande afin de garantir une expédition efficace. Pour gérer efficacement la logistique tierce, le logiciel dispose d’un module avancé Préparation et gestion des expéditions multi-transporteurs. Ce programme permet d’imprimer des étiquettes compatibles avec les principales entreprises de transport et d’attribuer des numéros de suivi à chaque colis depuis l’entrepôt. La multinationale alimentaire Danone utilise le module Multi Carrier Shipping dans son entrepôt de Valdemoro (Espagne) afin de communiquer avec MRW, le transporteur qui distribue ses commandes. « Lorsque MRW arrive à l’entrepôt, ses opérateurs n’ont qu’à récupérer les commandes préparées, puisqu’ils disposent automatiquement de toutes les informations dans leur système. Nous avons ainsi beaucoup gagné en efficacité », explique Eduardo Puerto, directeur Supply Chain pour la région ibérique chez Danone.

Au cours du processus d’expédition, il est de plus en plus courant d’utiliser une preuve de livraison électronique (e-POD), également connue en anglais sous le nom de proof of delivery (POD). Tout comme dans le cas du bon de livraison, la preuve de livraison électronique sert de justificatif par lequel une personne ou une entreprise (acheteur) reconnaît avoir reçu d’une autre entreprise (expéditeur) un bien ou un ensemble de biens dans les quantités et le délai préalablement convenus. La confirmation se fait numériquement au moyen d’une signature électronique.

Bon de livraison, le document qui justifie la livraison de la commande

Le bon de livraison est en quelque sorte l’aboutissement d’une chaîne d’approvisionnement efficace et une manière de consigner sur papier que l’objectif final est atteint : la livraison de la commande et l’exécution du service logistique de manière efficace. De nos jours, la logistique nécessite que la gestion de toutes les informations soit aussi rapide que possible, d’autant plus avec l’externalisation du transport auprès de tiers. En ce sens, le bon de livraison est l’un des meilleurs alliés pour tous les acteurs impliqués dans la logistique aval.

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