L’inventaire de l’entrepôt : comment le gérer et le contrôler

L’inventaire de l’entrepôt est un outil incontournable pour une gestion efficace de la chaîne d’approvisionnement. Les entreprises peuvent ainsi suivre leurs niveaux de stock, identifier les articles écoulés rapidement et prendre des décisions éclairées quant au timing et aux volumes à commander. C’est autour de l’inventaire de l’entrepôt que s’articulent les principales activités d’une installation logistique, telles que la réception, le stockage ou l’expédition des articles.

Qu’est-ce que l’inventaire d’un entrepôt ?

L’inventaire d’un entrepôt est le processus de contrôle des marchandises consistant à répertorier et à suivre l’ensemble des stocks et des matériaux existants à un moment donné sur un site de stockage. Ces matières premières ou produits ont pour finalité soit de servir à une étape de la fabrication, soit de rester entreposés jusqu’à leur livraison à un magasin, à un acheteur ou à un client final.

Cette liste exhaustive comporte au minimum, pour chaque référence, la quantité disponible en stock et son emplacement. Elle peut également indiquer d’autres informations telles que le coût d’achat, le prix de vente conseillé ou une description.

Quels sont les éléments à prendre en compte pour dresser l’inventaire d’un entrepôt ?

Différentes méthodes sont possibles pour réaliser cette tâche fondamentale pour le contrôle des stocks en entrepôt. Il faut tout d’abord définir l’étendue de l’inventaire : soit partielle, et donc limitée à une zone spécifique (un emplacement, un rayonnage, un bâtiment) ; soit complète, offrant une vue d’ensemble détaillée de l’état actuel de l’entrepôt et du stock disponible. Cependant, en l’absence d’un logiciel de gestion d’entrepôt (WMS) ou d’un système de gestion des stocks, ce travail peut s’avérer fastidieux voire prendre plusieurs jours.

Deuxièmement, il est important de tenir compte de la quantité d’informations dont disposent les employés avant d’entamer l’inventaire de l’entrepôt. Sur la base de ces connaissances préalables, on peut distinguer trois méthodes pour dresser l’inventaire :

• Inventaire à l’aveugle. L’opérateur procède au comptage à partir d’une simple liste des emplacements, sans disposer d’aucune information préalable sur le stock. Ce type d’inventaire peut, en l’absence d’un WMS, nécessiter la vérification de volumes importants d’informations et durer plusieurs heures, voire plusieurs jours.
• Inventaire guidé. Contrairement au scénario précédent, l’opérateur est ici en possession de toutes les informations nécessaires, et peut ainsi vérifier l’exactitude de la liste ou repérer d’éventuels écarts.
• Inventaire partiellement guidé. Dans ce cas, il est indiqué l’emplacement et la référence de chaque produit, mais pas sa quantité, ce qui oblige à refaire le comptage. Il s’agit de la procédure la plus courante.

Les types d’inventaire en entrepôt

S’il existe différents critères pour classer les types d’inventaires, l’un des plus courants est la périodicité :

• Inventaire cyclique (ou tournant). On procède à un comptage séquentiel des références sans interrompre l’activité de l’entrepôt. Cet inventaire est généralement réalisé en dehors des heures de pointe afin de minimiser les perturbations. 
• Inventaire périodique. Le comptage manuel des emplacements nécessite l’arrêt total de l’activité de l’entrepôt ; c’est pourquoi il est généralement prévu une seule fois par an. Bon nombre d’entreprises choisissent de le réaliser début janvier, mais il peut également se faire à plusieurs reprises au cours de l’année.
• Inventaire permanent (ou perpétuel). Il est réalisé à l’aide d’un logiciel de gestion d’entrepôt tel qu’Easy WMS de Mecalux, qui permet de contrôler et d’optimiser l’ensemble des processus et des ressources en temps réel. Le logiciel assure un suivi minutieux des marchandises, ainsi que des terminaux radiofréquence utilisés par les opérateurs.

Pour en savoir plus, consultez notre article « Les différents types d’inventaires en logistique ».

Comment dresser l’inventaire en entrepôt ?

Maîtriser la procédure d’inventaire de l’entrepôt est essentiel pour bien organiser, suivre et contrôler les flux de marchandises au sein de l’installation. L’utilisation optimale de l’espace disponible est la clé d’une gestion efficace de l’entrepôt.

Voici quelques conseils pour dresser l’inventaire manuellement ou de manière automatisée. Il convient toutefois de souligner que, en général, choisir la digitalisation garantit une meilleure exécution des commandes :

• Choix de la fréquence. Il est conseillé de définir la fréquence de l’inventaire, notamment en l’absence d’un système tel qu’un WMS capable d’actualiser ces informations en temps réel.
• Tri par type et par zone. Le zonage de l’entrepôt en fonction de la nature, de l’origine ou de la destination finale des produits permet un contrôle optimal des stocks.
• Examen des chiffres. Un autre avantage du dressage de l’inventaire de l’entrepôt réside dans la possibilité d’examiner les données recueillies. L’analyse de ces dernières simplifie la prise de décisions commerciales éclairées et permet d’identifier les articles le plus vendus ou les références rarement utilisées.

Comment optimiser la gestion de son inventaire ?

En dehors de la digitalisation des opérations logistiques à l’aide d’un WMS, il existe d’autres bonnes pratiques pour optimiser la gestion de son inventaire :

• Équiper ses employés. Les comptages deviennent plus fiables lorsque les opérateurs disposent d’outils d’aide, ce qui fluidifie la logistique de l’entreprise. Les logiciels intuitifs et conviviaux sont les plus prisés.
• Prévoir la demande. En estimant les quantités de produits qui seront demandées par les clients existants ou potentiels, il est possible d’établir des prévisions de stock et d’anticiper leurs besoins. Pour réaliser cette analyse prédictive, on s’appuie notamment sur des données historiques.
• Adopter l’automatisation. Le contrôle et l’optimisation des processus et des ressources à l’aide d’un logiciel de gestion d’entrepôt tel qu’Easy WMS permettent de maximiser la performance et la rentabilité de ce type d’installations.

L’exemple de gestion d’inventaire de Dr. Gab’s

Les avantages du comptage des marchandises sont nombreux, tout comme les exemples de gestion d’inventaire. Celui de la brasserie artisanale suisse Dr. Gab’s est toutefois un véritable modèle d’efficacité dans ce domaine. Son entrepôt, qui produit plus de 1,8 million de litres de bière par an, stocke les matières premières et les boissons prêtes à être expédiées à ses clients. Grace à la digitalisation, Dr. Gab’s dispose d’un aperçu fiable et en temps réel de ses produits, et donc de plus de temps pour innover dans sa gamme de bières. « Nous avons tiré de grands avantages de l’installation d’Easy WMS. Par exemple, l’inventaire nous prenait auparavant une ou deux journées, alors qu’aujourd’hui, nous le réalisons en une ou deux heures », explique Reto Engler, responsable production et chaîne d’approvisionnement de Dr. Gab’s.

L’exemple de gestion d’inventaire de Dr. Gab’s

Chez Mecalux, nous optimisons les opérations de tous types d’entrepôts grâce à nos systèmes de stockage, nos installations automatisées et nos solutions technologiques. Nous travaillons en étroite collaboration avec nos clients dans la personnalisation du logiciel de gestion d’entrepôt qui répond aux besoins spécifiques de chaque entreprise et leur permet d’assurer un contrôle exhaustif de leurs inventaires. Vous souhaitez propulser votre chaîne d’approvisionnement ? N’hésitez pas à nous contacter, nous vous aiderons à optimiser votre logistique.