Un logiciel de gestion des stocks permet de disposer de toutes les informations logistique dans un seul programme

Logiciel de gestion des stocks : l’outil de contrôle

06 avril 2021

Disposer d’un logiciel de gestion des stocks peut faire la différence dans l’acquisition de nouveau client par rapport à vos concurrents.

Certaines entreprises enregistrent encore manuellement leurs actifs sur papier, tandis que d’autres contrôlent leurs stocks à l’aide d’une feuille Excel. Ces deux méthodes sont non seulement peu fiables en raison du risque d’erreur humaine, mais aussi plus coûteuses. La raison étant qu’elles exigent et nécessitent énormément de temps et de ressources qui pourraient être consacrés à d’autres activités.

Dans cet article, nous expliquons ce qu’est un logiciel de gestion des stocks, ses avantages, et son fonctionnement. Pour ce faire, nous prenons l’exemple du logiciel Easy WMS de Mecalux.

Qu’est-ce qu’un logiciel de gestion des stocks ?

Un système de gestion des stocks est un logiciel informatique d’aide conçu pour assister et faciliter la gestion des stocks, et qui comptabilise les biens physiques qu’une entreprise utilise pour répondre à la demande des clients. Pour ce faire, le logiciel prend en compte les entrées et sorties des produits survenant dans les différentes installations, points de vente, entrepôts, etc.

Ainsi, le logiciel de gestion permet une gestion des stocks efficace et en temps réel pour optimiser l’état des différents types de stock, tout en maintenant en permanence un stock à jour nécessaire au bon déroulement de la préparation de commandes.

Avantages de la gestion avec un logiciel des stocks

La mise en œuvre d’un logiciel de gestion des stocks offre à l’entreprise les avantages logistiques suivants :

  • Contrôle des stocks. Connaître le stock précis de l’entrepôt (les produits en stock et leurs quantités) évite les achats inutiles et permet d’avoir un stock de sécurité évitant les ruptures de stock.
  • Hausse des ventes. Avec un logiciel de gestion des stocks, le risque de non-exécution de certaines commandes diminue, ce qui se traduit par une hausse des ventes à court et moyen terme.
  • Satisfaction et fidélisation des clients. Une bonne gestion des stocks est fondamentale au respect des délais de livraison qui garantit ainsi la satisfaction du client.
  • Optimisation du temps. Pourquoi consacrer du temps à la gestion des stocks alors que cette tâche peut être automatisée ? En effet, cette automatisation favorise la réaffectation des ressources à des activités plus productives et nécessaires.
  • Réduction des coûts. La fixation de niveaux de stock maximum et minimum réduit les coûts logistiques. Aussi, un logiciel de gestion des stocks permet de réduire le volume de stock, et donc d’économiser sur les coûts de stockage.
  • Possibilité de développement de l’activité. La gestion des stocks devient plus compliquée à mesure que l’entreprise se développe. À l’aide d’un logiciel de gestion des stocks, il est plus facile de s’adapter à l’évolution de la demande, et de planifier une stratégie de croissance.

Tout cela contribue à une meilleure planification logistique, une hausse de la productivité et une réduction des erreurs, et donc la pleine satisfaction des clients.

Comment fonctionne un logiciel de gestion des stocks ?

Le fonctionnement d’un logiciel de gestion des stocks peut varier selon d’un programme à un autre. Cependant, on distingue généralement un certain nombre d’étapes à suivre. Pour les expliquer et illustrer comment ces systèmes sont utilisés, prenons l’exemple du logiciel Easy WMS, développé par Mecalux.

Saisie des articles

Tout d’abord, toutes les informations concernant les articles gérés par l’entreprise, telles que la description, l’unité de mesure, les attributs, l’image et le poids, sont saisies dans la base de données du logiciel tel qu’Easy WMS. À ce stade, il convient de bien faire la distinction entre les termes article et stock. L’article est une liste des caractéristiques générales du produit concerné (taille, poids, particularités, etc.), tandis que le stock désigne les unités physiques stockées dans l’entrepôt, le magasin ou l’usine.

Les informations sur les articles sont saisies dans la base de données du logiciel de gestion de stocks
Les informations sur les articles sont saisies dans la base de données du logiciel de gestion de stocks

Génération d’étiquettes

Une fois toutes les informations enregistrées dans la base de données, Easy WMS génère une étiquette pour chaque article. Cette étiquette comprend, par défaut, au moins un code article. Une brève description peut également être incluse en option. Les étiquettes des articles peuvent être imprimées depuis un ordinateur ou via les terminaux radiofréquence, et sont ensuite collées aux unités physiques stockées.

L’étiquette de chaque article est apposée sur l’unité correspondante stockée dans l’entrepôt
L’étiquette de chaque article est apposée sur l’unité correspondante stockée dans l’entrepôt

Saisie du stock

Il est nécessaire de saisir dans le système l’ensemble du stock géré dans l’entrepôt. Outre les attributs logistiques et l’état de chaque article, un logiciel de gestion des stocks tel qu’Easy WMS permet de réaliser un grand nombre d’actions liées au stock, y compris :

  • Création / suppression : il est très simple de créer ou de supprimer du stock lorsqu’un écart est détecté.
  • Consultation : il est possible de consulter toutes les informations sur le stock physique.
  • Ajustement : il est possible de corriger toute donnée relative au stock.
  • Changement d’emplacement ou de conteneur : l’emplacement du stock peut être modifié.
  • Impression d’étiquettes : création de l’étiquette de l’article concerné.
Tout changement du stock doit être enregistrée dans le logiciel
Tout changement du stock doit être enregistrée dans le logiciel

Réception de stock

Dès que des marchandises arrivent à l’entrepôt, les quantités correspondantes reçues doivent être enregistrées dans le système afin de maintenir un inventaire à jour. Voici les différentes fonctions disponibles :

  • Réception fournisseur. Processus standard effectué pour tout type d’entrée de marchandises.
  • Réception de conteneurs complets. Désigne les marchandises palettisées à référence unique arrivant à l’entrepôt. Leur traitement est plus rapide, étant donné que le WMS enregistre le stock par blocs.
  • Réception de marchandises multi-référence. Gestion des entrées de palettes contenant plusieurs références, chaque SKU étant enregistrée séparément.
  • Réceptions prévues. L’ASN (Advanced Shipping Notice) est un système qui connaît à l’avance les marchandises à réceptionner, car elles ont été préalablement notifiées par l’ERP.
  • Réception à l’aveugle. Un ordre d’entrée de stock est ouvert depuis un terminal radiofréquence sans qu’il soit planifié à l’avance dans le système.

Après la réception précise des marchandises, le logiciel de gestion d’entrepôt notifie les étapes à suivre, en indiquant à l’opérateur (ou à l’engin de manutention pour les entrepôts automatisés) où se rendre.

 

Gestion des conteneurs

Un conteneur est un bac ou une palette identifié(e) par un code et, généralement, étiqueté(e). En ce qui concerne les conteneurs, Easy WMS fournit des informations précises pour la gestion des stocks. La fonction « changement d’emplacement » est très utilise lorsqu’on souhaite transférer physiquement un conteneur. Plusieurs options sont possibles :

  • Automatique : le système recherche un emplacement pour y transférer le conteneur, en appliquant les stratégies d’emplacement.
  • Vers une allée : le système recherche un emplacement pour transférer le conteneur vers l’allée souhaitée, en appliquant les stratégies d’emplacement.
  • Vers un emplacement : le système transfère le conteneur vers un emplacement spécifique. Seuls les emplacements physiquement adaptés au conteneur (selon son type, sa taille, son poids, etc.) seront considérés comme valides.
 

Gestion des emplacements

Easy WMS offre une visibilité complète des emplacements de l’entrepôt et de leurs principaux attributs, ainsi que la possibilité d’effectuer des tâches administratives liées aux emplacements. Sur la base de toutes les données saisies dans le système, Easy WMS classe le produit et applique des règles d’emplacement, préétablies par le responsable de l’entrepôt. Par la suite, le logiciel développe une stratégie d’emplacement sans erreur avec comme objectif un slotting efficace.

Inventaire

Easy WMS est capable de surveiller automatiquement l’entrée et la sortie des produits dans l’entrepôt. De même, il est conseillé d’effectuer des inventaires de temps à autre pour s’assurer qu’il n’y a pas d’anomalies dans le système (en raison de négligence, de vol, etc.). Un logiciel de gestion des stocks comme Easy WMS permet :

  • D’organiser des inventaires non planifiés. Il est toujours possible d’effectuer au moment voulu des comptages des conteneurs (palettes, bacs, etc.) ou des articles spécifiques.
  • D’effectuer un comptage par emplacement. Les zones de l’entrepôt où le comptage va être effectué (à des fins d’inventaire tournant, par exemple) sont définies.
  • D’établir des règles de priorité. Par exemple, le niveau de rotation, le coût unitaire, la date de péremption, le numéro de lot, etc. L’objectif étant de commencer à dresser l’inventaire par les produits les plus pertinents pour l’entreprise.
  • D’intégrer tous types de dispositifs de lecture. Intégration facile avec des terminaux radiofréquence ou des systèmes de picking par commande vocale, par exemple.

Ainsi, l’inventaire demeure associé à l’historique des ventes, de sorte que, dès la vente d’un produit, le système retire ce dernier du stock et enregistre la valeur de la vente. Cela garantit un registre continu de chaque article, ce qui permet de connaître quelles marchandises sont disponibles et quels produits sont sur le point d’être en rupture. L’ensemble de ces données peuvent être traduites en information exploitable grâce au module Supply Chain Analytics d’Easy WMS, chargé de segmenter et de structurer la quantité massive de données produites quotidiennement dans un entrepôt.

Connexion à d’autres entrepôts et magasins

Il est possible de synchroniser les stocks des différents entrepôts et des magasins physiques de l’entreprise dans le but de centraliser la gestion de l’ensemble de ces stocks. Pour ce faire, Mecalux propose le module Store Fulfillment, qui intègre le WMS de l’entrepôt aux terminaux des points de vente. Avec ce logiciel, les tâches spécifiques à l’entrepôt et aux magasins sont synchronisées, améliorant ainsi le picking, le réapprovisionnement et le transfert de marchandises entre les différents magasins (des produits y sont automatiquement envoyés pour maintenir un certain niveau de stock).

Le module Store Fulfillment synchronise le stock de l’entrepôt avec celui des magasins physiques
Le module Store Fulfillment synchronise le stock de l’entrepôt avec celui des magasins physiques

 

Le logiciel de gestion des stocks, un outil essentiel pour assurer la compétitivité de votre entreprise

Disposer d’un logiciel de gestion des stocks assure l’efficacité logistique, afin d’offrir un service de qualité. Il devient ainsi un investissement à long terme aux bénéfices significatifs. Avec l’aide d’un tel logiciel, toute entreprise est capable de contrôler les ressources dont elle dispose, de connaître l’emplacement exact de chaque article, de surveiller les entrées et sorties de produits, et est en mesure d’anticiper le réapprovisionnement de marchandises avant leur épuisement.

Le logiciel de gestion Easy WMS est conçu pour toutes les entreprises, quels que soient leur secteur d’activité et leur taille. Vous pensez qu’il est temps d’améliorer la gestion de vos stocks ? Vous souhaitez en savoir plus sur les solutions logicielles Mecalux ? Contactez-nous. Nous vous aidons à gérer efficacement vos stocks et à développer votre activité.