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Les ruptures de stock liées aux erreurs humaines peuvent être évitées grâce à l’automatisation logistique

Ruptures de stock : définition et astuces pour éviter qu’elles ne se produisent

07 juin 2019

La rupture de stock a lieu lorsque l’entreprise reçoit une commande contenant un produit ou une matière première dans des quantités supérieures à celles dont elle dispose dans son entrepôt pour satisfaire la demande. Une telle incidence a des conséquences très négatives : la société perd une opportunité de vente et l'image qu’a d’elle le consommateur est entachée.

Dans notre article, nous passerons en revue les concepts clés liés à la rupture de stock : comment calculer le taux de rupture ? Quelles sont les causes et les conséquences de ce phénomène ? Quelles stratégies devez-vous mettre en place pour éviter que cela vous arrive ?

1. Le taux de rupture

Des opérations de gestion des stocks efficaces reposent sur un juste équilibre entre la demande et la disponibilité d'une référence en entrepôt. La rupture de stock survient lorsque cet équilibre est rompu.

Parmi les KPIs logistiques qu’il est important de calculer en matière de gestion d’entrepôt, nous retrouvons le taux de rupture de stock :

Taux de rupture = (CA manque à gagner / CA total) x 100

2. Les conséquences d’une rupture de stock

La rupture de stock a pour conséquence directe d’augmenter les coûts logistiques. De nos jours, ce risque est d’autant plus important car, plus les entreprises stockent de marchandises dans leurs entrepôts, plus leur coût logistique de stockage est élevé. C’est pourquoi, les sociétés tendent à réduire leurs quantités de marchandises entreposées et que des méthodes telles que le juste-à-temps et le cross-docking sont nées.

En plus d’augmenter vos coûts, il peut être compliqué de calculer vos pertes liées à ces ruptures de stock. Vos estimations seront toujours approximatives à cause des facteurs subjectifs qui entrent en jeu.

D'une part, vous constaterez la perte évidente d’une vente ne pouvant pas être satisfaite (facteur objectif). Et d’autre part, vous devrez également prendre en compte des facteurs plus subjectifs. En effet, une rupture de stock peut pousser vos clients à se tourner vers la concurrence et entacher l'image de votre entreprise. De plus, dans des secteurs tels que la logistique e-commerce, une perte de confiance constitue un frein sérieux à la demande future.

Entreposer un nombre de références distinctes élevé augmente considérablement le risque de rupture de stock.
Entreposer un nombre de références distinctes élevé augmente considérablement le risque de rupture de stock.

3. Les origines d’une rupture de stock

Les raisons à l’origine des ruptures de stock sont hétérogènes et peuvent se situer à différents points de la Supply Chain. Voici quelques exemples :

  • Une augmentation inattendue de la demande : l’exemple parfait pour illustrer cette tendance est l’engouement qu’il peut y avoir chaque année autour d’un jouet au moment des fêtes. Comme les leads time de fabrication et de distribution sont supérieurs aux délais restreints imposés par ces dates, les entreprises doivent souvent faire face à une rupture de stock.
  • Une mauvaise planification de la demande : prévoir la demande (« Demand Forecasting ») fait partie des activités les plus complexes de la logistique. Afin d’estimer la demande future, il est nécessaire d’analyser de nombreuses données telles que l’historique des ventes, la saisonnalité et les dates clés de l’année.
  • Un décalage entre les données de stock enregistrées et la réalité, dû à une erreur humaine lors de l’adressage des produits ou de la mise à jour des informations de stock.
  • Des retards de transport : lorsque la réception de marchandises est effectuée plus tard que prévu, cela augmente les risques de retards de livraison des clients.
  • Des retards fournisseurs : s'il s'agit de producteurs, l'absence d'une seule matière première peut ralentir l’ensemble de la chaîne de production.
  • Des erreurs humaines pouvant surgir au cours de l’une des étapes de la Supply Chain.

4. Les stratégies efficaces pour éviter les ruptures de stock

- Réalisez une prévision de la commande adéquate

De nos jours, pour faire face à ce contexte logistique très variable, il est nécessaire que vous effectuiez des prévisions de la demande qui reflètent la réalité le plus possible et que vous ajustiez vos approvisionnements. C’est d’ailleurs dans cette branche logistique que le Big Data a le plus de potentiel.

Afin de réaliser une bonne prévision de la demande et, par conséquent, d’éviter les risques de rupture de stock, nous vous recommandons :

  • De tenir compte de la marge d’erreur de chaque estimation.
  • De bien étudier le cycle de vie de vos produits : ils passent généralement par les phases de lancement sur le marché, de croissance, de maturité, et de déclin.
  • De prévoir vos pics d’activités (dates spécifiques) et de prendre en compte la saisonnalité de votre secteur.
  • De calculer vos prévisions sur le moyen/court terme : les événements proches sont plus faciles à estimer. Travailler avec un lead time réduit vous aidera à réaliser cette tâche plus aisément.

- Utilisez un système informatique pour organiser de votre Supply Chain

Installer un logiciel spécialisé dans la gestion d'entreprise s'est avéré une stratégie efficace pour contrôler et optimiser les flux logistiques. En raison de la grande complexité des processus, l'intégration de différents systèmes est généralement nécessaire. En effet, l'ERP (Enterprise Resource Planning) se positionne comme étant un élément essentiel au bon fonctionnement d’une société, et dans l’idéal, ce dernier doit être accompagné d’outils plus spécifiques tels que le logiciel de gestion d'entrepôt ou un programme de gestion de flotte.

L'un des principaux objectifs de ces systèmes est de contrôler les niveaux de stocks disponibles au sein des différents points de la chaîne logistique (comme par exemple l’entrepôt ou le magasin physique), et d’alerter les responsables lorsqu’il est nécessaire de procéder au réapprovisionnement de certaines références. De plus, ces outils informatiques minimisent les erreurs humaines en matière de gestion des processus.

- Contrôlez vos KPIs logistiques liés à votre gestion des stocks et prenez des décisions à partir de ces données

Le suivi des indicateurs de performance clés de la gestion des stocks est essentiel pour éviter les inefficacités à l’origine des ruptures de stock. C’est pouquoi, nous vous conseillons de :

  • Contrôler votre méthode du point de commande, c’est-à-dire le moment où il est nécessaire de passer une commande à votre fournisseur pour vous réapprovisionner. Cette dernière doit faire l'objet d'un suivi continu étant donné qu’elle permet de déterminer le niveau de stock minimum avec lequel votre société doit travailler pour éviter les ruptures de stock.
  • Définir les quantités à acheter en fonction d'indicateurs tels que le taux de rotation des marchandises, la couverture de stock (nombre de jours de consommation auxquels l’entreprise peut faire face avec son stock actuel), et l'occupation de l'espace de stockage.
  • Disposer d'un stock de sécurité suffisamment important afin de pouvoir répondre aux augmentations de la demande que vous n'aviez pas prévu ou d'éviter les situations indésirables avec vos fournisseurs, et ce, sans surstocker pour autant.

- Adoptez un inventaire permanent

Parfois, si vous n’arrivez pas à localiser un produit dans votre installation alors que ce dernier est bien disponible dans les stocks de votre entreprise, cela peut être source de rupture de stock. Cette complication fait partie des éléments qu’il est possible de résoudre à l’aide d’un WMS. En effet, ce dernier permet d’appliquer la méthodologie de l’inventaire permanent : une solution idéale pour les entreprises qui disposent d’un nombre élevé et complexe de références.

Le logiciel de gestion d'entrepôt vous garantit un accès à vos données de stock en temps réel : localisez et gardez le contrôle de vos marchandises. Cette informatisation des données de stock vous permet d'analyser l'historique des mouvements et de visualiser les fluctuations. Ainsi, vous pourrez identifier les produits phares de votre entreprise.

L’utilisation d’un WMS limite les erreurs humaines et prévient les ruptures de stock.
L’utilisation d’un WMS limite les erreurs humaines et prévient les ruptures de stock.

- Automatisez vos processus intralogistiques et réduisez vos détériorations de marchandises

Toutes les sociétés comptabilisent des pertes de stock, et ce notamment suite à des détériorations de marchandises, à une mauvaise conservation, à des erreurs de manipulation, et même à des vols. Ce problème doit être maîtrisé afin qu’il n’accélère pas l’apparition de ruptures des stocks. De ce fait, nous vous recommandons de mettre en place les mesures suivantes :

  • Établissez un accès limité à la base de données de stock : avec un logiciel de gestion d’entrepôt tel qu’Easy WMS, vous pourrez facilement limiter l’accès à ces informations et éviterez les mauvaises manipulations.
  • Automatisez la manutention de vos charges : vous renforcerez la sécurité des mouvements et préviendrez les accidents pouvant avoir des répercussions sur vos marchandises ou sur vos opérateurs logistiques. De plus, vous améliorerez la gestion de vos flux de marchandises FIFO et LIFO.
  • Contrôlez automatiquement l'identification des références et le transfert des données dans le système : vous pouvez par exemple utiliser des postes d’inspection des palettes afin de renforcer la fiabilité des données affichées sur le WMS.

En somme, bien que nous ayons l’habitude de dire que le stock le plus rentable est celui que nous n’entreposons pas, il reste un acteur principal du bon fonctionnement de la chaîne logistique. Éviter les ruptures de stocks est une mission que partagent toutes les entreprises qui souhaitent être rentables. Ainsi, des nouvelles technologies telles que des logiciels de gestion d’entrepôt et des solutions de stockage automatisé sont apparues pour faciliter l’atteinte de cet objectif.