« Packing list » : définition, types et comment les remplir

La packing list est un document indiquant aux opérateurs d’un entrepôt les articles à inclure dans une commande. Elle permet également au consommateur d’avoir une vue d’ensemble de ce qu’il reçoit, et aux bureaux de douane de contrôler les marchandises entrantes et sortantes.

Qu’est-ce qu’une « packing list » ?

Une packing list, ou liste de colisage, est une énumération des articles composant une commande. Document essentiel à la gestion de l’entrepôt, la packing list remplit plusieurs fonctions. Tout d’abord, elle communique au picker les articles à prélever du rayonnage pour les incorporer ensuite aux envois. Le destinataire peut quant à lui, à l’aide de cette liste, connaître le détail du contenu de son colis. Enfin, la packing list est aussi largement utilisée dans le cadre des exportations et du commerce extérieur.

Si la création d’une packing list peut se faire à l’aide d’un modèle prédéfini, certaines entreprises choisissent de la personnaliser en fonction de leurs besoins et de la nature de leurs produits. Désormais, et grâce aux avancées technologiques, la liste de colisage existe non seulement sur papier, mais aussi en format numérique. De plus, elle peut être générée soit manuellement, soit automatiquement par le biais d’un logiciel de gestion d’entrepôt tel qu’Easy WMS.

Comment remplir une « packing list » ?

Une packing list bien conçue doit non seulement répertorier les articles composant le chargement, mais aussi préciser la façon dont ils sont organisés, c’est-à-dire le nombre de colis constituant l’expédition. Plus elle sera détaillée, plus elle sera pratique, car elle peut également être nécessaire pour les formalités douanières. Il est par ailleurs recommandé de conserver un exemplaire de la packing list pour faire face à d’éventuels retards ou réclamations.

Les champs d’une « packing list » en logistique

Une packing list type doit comprendre notamment les informations suivantes. Dans le cadre d’une transaction internationale, ces informations doivent être plus exhaustives et plus précises :

• Date de commande et date d’expédition des marchandises.
• Coordonnées de l’expéditeur, utiles pour le renvoi éventuel au point d’origine.
• Coordonnées du destinataire, qui jouent parfois un rôle clé dans la recherche de la personne ou de l’entreprise à laquelle est adressé le colis.
• Adresse d’origine et adresse de destination.
• Informations du véhicule (camion, avion ou navire) et numéro du bon de livraison.
• Nombre total de colis composant l’envoi et type d’emballage. Cette information est particulièrement importante pour les packing list liées au transport.
• Description des différents colis, y compris leur poids et leur volume.
• Poids et volume des articles.
• Marques et références.
• Le numéro de facture commerciale associé à la commande, s’il existe et que la packing list n’est pas destinée à la logistique interne.

Types de « packing list »

En résumé, on distingue deux types de packing list : celles utilisées en interne ou dans l’entrepôt, c’est-à-dire les listes des articles à inclure dans une commande spécifique (qui servent de justificatif, à l’instar d’un bon de livraison), et celles qui sont généralement indispensables pour les formalités douanières entre différents pays.

Dans le cas où la packing list à remplir concerne une expédition internationale, il convient d’ajouter quelques champs supplémentaires :

• Code de système harmonisé (HS). Il s’agit d’un numéro que les douanes utilisent pour classer les envois. Celui-ci leur permet de calculer avec précision les droits de douane et les restrictions à appliquer. Il est obtenu via les sites web des gouvernements.
• Si le fret est organisé en conteneurs, il est conseillé de préciser le contenu de chacun d’entre eux lors de l’élaboration de la packing list destinée aux douanes.
• La valeur totale de l’ensemble et de chaque colis individuel.

Toute information erronée figurant sur une packing list risque d’entraîner des retards lors du dédouanement, ce qui peut occasionner la retenue des marchandises et donc des surcoûts.

Différence entre une « packing list » et un « delivery order » (bon de livraison)

Bien que semblables, le packing list et le delivery order ou bon de livraison présentent des différences. Ainsi, le packing list intervient entre l’expéditeur et le destinataire final et comporte des informations plus détaillées que le bon de livraison, par exemple les prix.

Le delivery order, quant à lui, permet à une entreprise de demander à un livreur ou à un entrepôt avec lequel elle travaille de débloquer une marchandise donnée et de la livrer à un tiers. Il s’agit d’un document très courant dans le transport international et la logistique maritime.

Exemple de « packing list »

Une packing list peut être plus ou moins détaillée, mais elle comprend généralement des données telles que le type, la quantité, le volume, les dimensions et l’emballage des produits. Voici quelques-unes des informations qui devraient y figurer ainsi que leur ordre d’apparition possible :

1. En-tête : logo et nom de l’entreprise. Mention attestant que le document est une packing list.
2. Adresse de l’expéditeur et informations d’identification de la commande, telles que la date d’expédition, le numéro d’ordre ou le transporteur.
3. Adresse de livraison et adresse de facturation.
4. Énumération des colis, avec indication du poids et des dimensions de chacun.
5. Synthèse des produits et nombre de colis avec leurs références, quantités, poids et dimensions.
6. Une remarque peut être ajoutée, par exemple, en cas de besoin d’un équipement supplémentaire tel qu’un chariot élévateur.

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