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Rôles de l'entrepôt

Un entrepôt central bien conçu doit être capable de remplir les fonctions suivantes :

  • Réception de tous les produits compris dans l’activité industrielle de l’entreprise propriétaire de l’entrepôt.
  • Exécution d’un contrôle de qualité immédiat.
  • Contrôle et inventaire des produits stockés.
  • Stockage approprié des marchandises.
  • Préparation des commandes destinées aux entrepôts régionaux et/ou aux clients.
  • Expédition rapide des commandes.

Savez-vous en quoi consiste chacune d'entre elles ?

Réception de tous les produits

Pour une bonne réception de tous les produits utilisés dans l’activité industrielle de la société installant un entrepôt central, un ensemble de tâches préalables sont nécessaires en vue de déterminer les moyens mécaniques, humains et informatiques requis.

Cela commence par l’analyse exhaustive des produits réceptionnés dans le centre. Cette analyse doit tenir compte des dimensions et du poids des unités de charge, de la solidité de l’emballage ou des emballages (le cas échéant), de la fréquence d’arrivée du matériel et de la quantité de marchandise reçue par envoi.

Poids et dimensions des produits à réceptionner

L’analyse de ces deux facteurs conditionne les besoins à couvrir des marchandises réceptionnées, ainsi que le type et les capacités de charge des machines, qui ne seront d'ailleurs pas forcément celles qui serviront à les stocker par la suite. Dans la mesure du possible, les machines utilisées dans la zone de stockage doivent être utilisables pour la réception et pour l’expédition.

 

Dimensions à prendre en compte pour de la marchandise palettisée.

Dimensions à prendre en compte pour de la marchandise palettisée.

 

Les marchandises réceptionnées peuvent présenter des formes, des tailles et des poids différents. D'ailleurs ces variables s'appliquent dans la majorité des cas, et plus les sources d’approvisionnement sont variées, plus cette situation est fréquente.

Généralement, deux cas de figure se présentent : soit les unités possèdent les dimensions et le poids appropriés pour être directement stockées, soit une partie d’entre elles n’ont pas ces caracté- ristiques et doivent être modifiées avant le stockage.

Dans ces deux situations, l'entrepôt central doit être prêt pour recevoir, préparer et stocker n'importe quel type de marchandise, et, pour cela, il devra être muni d'un ou plusieurs quais, d'engins de manutention pour décharger les camions, d'une zone de réception, et, lorsque c'est nécessaire, d'une autre de préparation de commandes.

Moyens mécaniques utilisés pour le chargement et le déchargement

Les machines ou les moyens mécaniques que l’on emploie généralement pour faciliter le chargement et le déchargement de la marchandise sont les transpalettes , les gerbeurs et les chariots élévateurs à contrepoids.

 

Entreprise du secteur alimentaire dédiée à la boulangerie-pâtisserie.

Entreprise du secteur alimentaire dédiée à la boulangerie-pâtisserie.

 

Exécution d'un contrôle de qualité immédiat

Le contrôle de qualité réalisé dans un entrepôt central doit être limité à une vérification : que le contenu du conditionnement dans lequel le produit est reçu corresponde effectivement au contenant.

Pour faciliter cette opération, les unités de charge doivent être accompagnées d’un bordereau indiquant les caractéristiques du produit reçu, sa dénomination commerciale le cas échéant, et la quantité d’unités contenues dans chaque conditionnement ou emballage (par exemple, dans chaque palette, conteneur ou caisse).

Muni de ce bordereau, le personnel qui réceptionne la marchandise doit faire un échantillonnage sélectif, ouvrir un conditionnement, si nécessaire, et en vérifier le contenu. Ce contrôle est effectué pour s’assurer de la quantité et de la qualité de la marchandise reçue.

Le contrôle de qualité permet également de vérifier si le conditionnement est suffisamment résistant pour supporter la durée et les conditions de stockage prévues. Si besoin, l’emballage est alors modifié pour l’adapter aux caractéristiques de l’entrepôt ; cette opération est surtout exécutée dans les entrepôts centraux recevant des marchandises de divers fournisseurs ou provenances.

 

Contrôle et inventaire des produits stockés

Immédiatement après le contrôle de qualité, un comptage des produits est effectué. Ensuite, les données sont introduites dans l’ordinateur central. Le département de réception doit disposer d’un ou plusieurs terminaux afin de présenter immédiatement une réclamation au centre de fabrication ou au fournisseur correspondant en cas de détection d’une divergence entre la marchandise et le bordereau. Notez que la vérification des données doit toujours être réalisée après le comptage, jamais avant.

Lorsque l’entrée de l’unité de charge a été saisie, le système doit communiquer l’emplacement précis assigné à chaque unité, conformément à la programmation de stockage préétablie.

Lors de la procédure d’expédition des marchandises, l’opération inverse est effectuée en informant l’ordinateur de la sortie des unités correspondantes ; ainsi, le système de gestion peut disposer de l’alvéole vide et lui assigner une nouvelle unité de charge.

Cette sortie de marchandise ne doit être enregistrée qu’au moment précis où l’opération est exécutée car, si l’ordinateur génère un bordereau, durant le temps qui s’écoule entre l’émission de ce document et le prélèvement effectif de l’unité, son emplacement doit figurer comme occupé.

Dans le cas contraire, le système pourrait considérer que l’emplacement est libre et lui assigner une nouvelle unité de charge. Si la marchandise précédente n’a pas encore été prélevée, l’opérateur trouverait l’alvéole occupée, situation qui peut se produire si l’entrée et la sortie de marchandises s’opèrent à une cadence différente. Pour éviter cela, l’ordinateur ne considère pas l’emplacement comme vide tant que l’opérateur n’a pas prélevé l’unité et communiqué l’opération au système. L’utilisation d’un logiciel de gestion d’entrepôts (WMS) approprié assure le bon fonctionnement de toutes les procédures impliquées dans cette opération, et évite ce type d’erreur de gestion des emplacements.

 

Stockage approprié des marchandises

Les entrepôts centraux doivent disposer des moyens mécaniques suffisants et nécessaires pour la mise en place des marchandises. Si elles sont réceptionnées sur palettes, il faut disposer de l’un des moyens ou des engins de manutention décrits au chapitre 3 pour les manutentionner commodément et en toute sécurité, et pour les introduire dans la zone de stockage.

 

Entrepôt disposant des équipements de manutention nécessaires à la manipulation du chargement.

Entrepôt disposant des équipements de manutention nécessaires à la manipulation du chargement.

 

Si la marchandise est reçue en vrac, il faut non seulement disposer des moyens requis pour sa manutention, mais aussi, parfois, des outils ou des machines nécessaires à son conditionnement. Pour ce faire, on pourra utiliser un trémie par exemple, tout autre élément mécanique approprié, si le volume et les caractéristiques de la marchandise l'exigent.

En général, il est impossible d’effectuer un stockage correct, ou d’espérer obtenir une installation rentable et efficace, si on ne la dote pas des moyens physiques, humains et matériels nécessaires.

 

Preparation des commandes destinées aux entrepôts régionaux

Comme nous l’avons indiqué au début de ce chapitre, l’une des principales missions d’un entrepôt central est de servir de réserve pour les centres régionaux ou locaux, aussi la fonction essentielle qu’il doit remplir est la préparation de commandes passées par ces derniers. Cette opération peut être exécutée selon une fréquence quotidienne, hebdomadaire, mensuelle ou bimestrielle (voire plus espacée) en fonction de la périodicité nécessaire, des produits manipulés et de leur taille.

Nous allons consacrer la section suivante à l’analyse des différents systèmes et méthodes utilisés pour préparer les commandes. Tous sont conçus pour des applications concrètes, aussi leur choix dépend des besoins spécifiques de chaque entreprise.

Aussi, soulignons que pour qu’un entrepôt central puisse réaliser une bonne préparation de commandes, il est indispensable d’aménager des espaces à cet effet sur les rayonnages ou au sol, et pour ce faire, il est essentiel que le stockage soit bien conçu.

En principe, la préparation de commandes dans un entrepôt central doit être effectuée au sol ou au moyen de systèmes automatiques ou semi-automatiques. Cela permet d’accroître la capacité de stockage, d’accélérer et de faciliter les opérations.

Ces avantages s'obtiennent grâce à deux facteurs principaux :

  1. La possibilité de remplir complètement les alvéoles des rayonnages, ce qui augmente bien entendu la capacité de stockage par rapport à la préparation sur rayonnages dans laquelle le ou les alvéoles destinées à cette opération sont la plupart du temps à moitié vides
  2. En second lieu, le sol est le niveau idéal pour l’exécution de ces opérations par le personnel, car il permet de multiplier le rendement tout en facilitant et en accélérant les opérations, et en réduisant le risque d’erreurs.

D'autre part, la préparation de commandes au moyen de systèmes automatiques ou semi-automatiques réduit la durée des opérations. Mais pour obtenir le meilleur rendement possible, les commandes doivent être correctement programmées, c’est pourquoi il est très important qu’elles soient réalisées, dans la mesure du possible, par unités de charge complètes. Un autre facteur influant sur la rapidité et l’efficacité est la capacité de l’entrepôt central à connaître en permanence les besoins des autres points de la chaîne et à prévoir leurs demandes aussitôt que possible.

Comment établir ces prévisions ? Le seul système efficace est la transmission des informations ; plus celle-ci est rapide, plus précises sont les informations et meilleurs sont les résultats. C’est pourquoi il est indispensable d’établir une communication en temps réel entre tous les maillons de la chaîne, du point de consommation finale le plus éloigné (par exemple, le commerce où les articles sont vendus au détail) à l’ordinateur central du site de production ou d’enlèvement.

 

Fonctions d'un entrepôt.

Fonctions d'un entrepôt.

 

Voici un modèle de liaison entre ces différents points générant des informations : la communication entre le commerce et l’entrepôt régulateur s’effectue d’ordinateur à ordinateur, via des modems qui communiquent par ligne téléphonique. La liaison entre l’entrepôt régulateur et le sélecteur de commandes se réalise d’opérateur à ordinateur, au moyen d’un scanner qui communique par ondes radio. Enfin, la communication entre l’entrepôt régulateur et l’entrepôt central se réalise d’ordinateur à ordinateur, de nouveau via des modems connectés par ligne téléphonique.

Le système propose plusieurs options et il existe d’autres possibilités. Les entreprises spécialisées dans les technologies de l’information sont les plus aptes à fournir les solutions et à concevoir les communications nécessaires. En outre, pour parvenir à tout maîtriser, un bon logiciel de gestion d’entrepôts (LGE ou WMS) est indispensable

 

Communication entre les différents systèmes

Communication entre les différents systèmes.

 

Expédition rapide des commandes

Le délai d’expédition des commandes est fondamental pour éviter retards et ruptures de stock dans les chaînes de distribution. C’est la raison pour laquelle l’une des fonctions d’un entrepôt central est de réaliser rapidement cette opération.
 
La rapidité d’exécution des expéditions découle normalement de la bonne organisation de toutes les opérations expliquées dans les sections précédentes. Si toutes ces fonctions sont parfaitement exécutées, l’expédition des commandes est simple et rapide.
 
En revanche, si l’une des étapes constitue un goulot d’étranglement, l’expédition des commandes tourne au chaos et prend du retard. La responsabilité majeure d’un bon chef d’entrepôt est donc de veiller à la parfaite coordination des opérations à l’intérieur de l’installation.

Voir aussi