Un système de gestion des stocks englobe les procédures utilisées pour connaître les quantités exactes d'articles en stock

Le système de gestion de stock : des méthodes de surveillance

31 mars 2022

Le système de contrôle de stock est fondamental pour toute entreprise, notamment celles qui gèrent une grande diversité de produits. Le fait de connaître l’emplacement exact des références évite les erreurs et les retards dans les tâches de stockage et de préparation des commandes.

Avec un système de gestion de stock adéquat, les entreprises peuvent calculer la quantité de produits dont elles ont besoin pour fournir un service, assurer la distribution de la marchandise dans les délais convenus, mais aussi faire face aux changements imprévus de la demande.

Qu’est-ce qu’un système de gestion de stock ?

Un système de gestion de stock consiste en un ensemble de règles et de procédures pour connaître la quantité exacte de produits en stock. Ainsi, il est possible de savoir quels articles vont bientôt être épuisés pour organiser leur réapprovisionnement à l’avance et éviter d’éventuels ruptures de stocks.

Les entreprises qui enregistrent les entrées et les sorties de marchandises peuvent déterminer le niveau de rotation de chaque article et développer une stratégie d’approvisionnement garantissant un service ininterrompu.

De même, le contrôle des stocks permet d’identifier les écarts entre l’inventaire physique (les articles stockés dans les rayonnages) et l’inventaire théorique ou comptable, à savoir les articles enregistrés dans un logiciel de gestion d’entrepôt, dans un ERP ou dans un fichier Excel.

Avec un système de gestion de stock, les entreprises non seulement identifient les marchandises essentielles aux opérations quotidiennes, mais aussi calculent le stock de sécurité nécessaire en vue d’une éventuelle augmentation de la demande.

Le système de contrôle des stocks contribue à développer une stratégie d’approvisionnement performante
Le système de contrôle des stocks contribue à développer une stratégie d’approvisionnement performante

Les types de systèmes de gestion de stock

Chaque entreprise utilise un système de gestion de stock adapté à son activité, ses produits ou ses flux. Cette procédure dépend de variables telles que la nature des marchandises (matières premières ou produits finis) ou le processus logistique (article stocké ou en circulation dans le réseau logistique).

On distingue deux systèmes de gestion de stock en fonction de la fréquence de contrôle :

  • Inventaire périodique. Il est réalisé manuellement et périodiquement (mensuel, trimestriel, semestriel ou annuel).
  • Inventaire permanent. La quantité de marchandises disponibles dans l’entrepôt est mise à jour en temps réel grâce à la digitalisation, ce qui permet un contrôle strict des stocks.

Le choix d’un système de gestion de stock ou d’un autre est fonction de la taille de l’entreprise, des flux de marchandises internes, des ressources disponibles et de la quantité de stock.

Comment fonctionne un système d’inventaire périodique ?

Le système d’inventaire périodique consiste à obtenir le niveau de stock disponible pendant une période déterminée. En règle générale, la date exacte à laquelle aura lieu le décompte est fixée à l’avance afin de bien organiser le travail. Pour éviter toute interférence avec d’autres tâches, il est courant de profiter des périodes de faible activité.

Une des particularités du système d’inventaire périodique est qu’aucun support informatique est nécessaire pour son exécution. L’opérateur parcourt l’entrepôt et enregistre en même temps le nombre de produits stockés à chaque emplacement. Ils peuvent également en profiter pour faire un contrôle visuel de l’état des produits.

Cependant, l’inventaire périodique a quelques inconvénients. L’opération étant manuelle, le risque d’erreur est élevé. De même, cette méthode est chronophage et oblige à arrêter totalement ou partiellement l’activité dans l’entrepôt pour compter les articles existants à chaque emplacement. L’état du stock n’est donc pas connu en temps réel, mais à un instant précis, c’est pourquoi des écarts peuvent se produire.

Les opérateurs parcourent l’entrepôt en comptant les articles stockés à chaque emplacement
Les opérateurs parcourent l’entrepôt en comptant les articles stockés à chaque emplacement

Comment fonctionne un système d’inventaire permanent ?

Avec le système d’inventaire permanent, les stocks sont mis à jour en temps réel. L’entreprise peut ainsi contrôler à tout moment le volume de marchandises dont elle dispose dans son entrepôt.

Pour bénéficier d’un contrôle aussi précis des produits, les entreprises se tournent vers la technologie, car elle fournit des informations détaillées sur l’ensemble des marchandises en stock. Parmi ces technologies de gestion de stock, il y a les logiciels de gestion d’entrepôt, tel que Easy WMS de Mecalux.

Pour suivre les flux de marchandises, le logiciel enregistre les articles reçus et expédiés et, en même temps, envoie des instructions aux opérateurs leur indiquant que faire avec. Ces derniers utilisent des terminaux mobiles connectés au logiciel pour identifier les produits en scannant l’étiquette.

Un système d’inventaire permanent garantit la traçabilité totale des produits. Le logiciel surveille les différentes étapes par lesquelles passe un produit tout au long de la chaîne d’approvisionnement, c’est pourquoi il connaît sa localisation exacte. Le comptage continu des stocks permet aux entreprises d’éviter les ruptures de stock.

Les avantages d’un logiciel logistique pour contrôler le stock justifient l’investissement initial nécessaire pour mettre en œuvre cette technologie dans l’entrepôt. L’inventaire permanent à l’aide d’un système de gestion d’entrepôt élimine les erreurs et offre une meilleure flexibilité pour faire face aux changements du marché, tels qu’une hausse du nombre de commandes.

Logiciel d’inventaire permanent

Un logiciel d’inventaire est un programme informatique qui facilite la gestion des marchandises. Les entreprises disposant d’un stock très varié peuvent se servir de ce type de logiciel pour automatiser la gestion des stocks et éviter les erreurs.

Avec un logiciel d’inventaire, il est possible d’organiser les tâches telles que l’approvisionnement. C’est le cas du magasin de vente en ligne de disques et d’instruments de musique Gonher. L’entreprise a digitalisé son entrepôt de Mexico afin d’avoir un contrôle strict des marchandises. Dès que le dernier article d’une référence est retiré de son emplacement et donc épuisé, Easy WMS de Mecalux génère l’ordre de réapprovisionnement de manière automatique.

Par ailleurs, un logiciel d’inventaire est essentiel pour contrôler la traçabilité des produits, une opération fondamentale pour l’entreprise française de produits phytosanitaires Maison François Cholat, par exemple. Avec le logiciel de Mecalux, elle assure un suivi rigoureux des marchandises et trace leur parcours : « Nous avons toujours été soucieux de la traçabilité. Nous avions besoin d’un logiciel nous permettant de retrouver un client en fonction d’un produit spécifique, ainsi que d’enregistrer des informations significatives sur la marchandise, telles que la date de production ou le numéro de lot », explique Morgane Cholat, responsable logistique de l’entreprise.

Un système de contrôle des stocks est beaucoup plus précis avec un logiciel de gestion d’entrepôt
Un système de contrôle des stocks est beaucoup plus précis avec un logiciel de gestion d’entrepôt

Un système de gestion de stock digitalisé

Le système de gestion de stock est clé pour que les entreprises puissent fournir un bon service au client. Connaître la disponibilité des produits dans l’entrepôt est le point de départ pour préparer efficacement les commandes.

Dans un contexte où le nombre de références stockées explose, principalement en raison de l’essor du e-commerce, la technologie permet aux entreprises de connaître le statut le plus détaillé des produits. Si vous souhaitez en savoir plus sur la gestion automatisée de votre entrepôt, n’hésitez pas à nous contacter. L’un de nos experts vous conseillera sur la meilleure solution pour votre entreprise.